eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plPodatkiAktualności podatkowe › Elektroniczna kopia faktury VAT?

Elektroniczna kopia faktury VAT?

2010-06-22 13:33

Nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia systemu polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu - uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 03 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08.

Przeczytaj także: Kopia faktury VAT w tej samej formie co oryginał

§19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług mówi, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Powyższego nie stosuje się jedynie do faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

§21 przytoczonego rozporządzenia mówi z kolei, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Na podstawie tych przepisów organy podatkowe uznają, że w sytuacji, gdy podatnik wystawia faktury i faktury korygujące w wersji papierowej, w takiej samej formie powinien posiadać ich kopie. Nie jest tutaj możliwe przechowywanie kopii w formie elektronicznej – bez ich drukowania. Nie wpływa na to także możliwość wydrukowania kopii w dowolnym momencie.

Odmienny pogląd w powyższej kwestii wyraził jednak NSA w wyroku wskazanym we wstępie. Sąd co prawda wypowiadał się w oparciu o przepisy nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r., w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jednakże obecne §21 ust. 1 i 2 są identyczne jak ich poprzedniki - §23 ust. 1 i 2. Stąd też wyrok NSA nie stracił na ważności. A co takiego sąd orzekł?

Zdaniem NSA z dyrektywy 112 w sprawie VAT wynika, że kopie faktury mogą być przechowywane w formie papierowej albo elektronicznej. Nie można tutaj przy tym utożsamiać „wystawienia” i „przesłania” faktury. Są to dwie odrębne czynności. Ponadto polski ustawodawca w §23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur nie recypował dokładnie zapisu normy unijnej. Poprzez pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzył pole do niejednoznacznej wykładni językowej.

NSA podkreślił także, że żaden z przepisów rozporządzenia nie mówi o drukowaniu kopii faktury, w związku z czym ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Sąd wskazał, że przechowywanie kopii faktur jest konieczne z uwagi na ich funkcję kontrolną. Jeżeli zatem podatnik zapewnia wydrukowanie dokumentu na każde żądanie uprawnionego organu, należałoby uznać za dopuszczalne wysyłanie faktur w formie papierowej oraz przechowywanie ich kopii w formie elektronicznej. Należy przy tym pamiętać, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.

Zdaniem NSA możliwe jest zatem istnienie "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

oprac. : Krzysztof Skrzypek / eGospodarka.pl eGospodarka.pl

Przeczytaj także

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: