Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca, osoba fizyczna, nabył dla swojej firmy samochód osobowy za kwotę 3 000 zł. Z uwagi na jego wartość postanowił nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych tylko bezpośrednio zaliczyć do kosztów podatkowych. Podobna sytuacja miała miejsce w spółce z o.o. Jak powyższe wpłynie na rozliczanie wydatków na użytkowanie tych samochodów?

Ponieważ wartość początkowa nabytych składników majątku nie przekracza kwoty 3 500 zł, zarówno przedsiębiorca jak i spółka nie musieli ich zaliczać do środków trwałych i amortyzować (jednorazowo bądź w czasie) a mogli zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, z czego skorzystali. Niestety takie postępowanie rodzi pewne uciążliwe skutki na przyszłość, które odczuje przedsiębiorca. Dlaczego tylko on? Wszystko za sprawą różnych zapisów w ustawach.

W art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca wskazał mianowicie, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z kolei w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca wskazał, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów jedynie wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jak zatem widać z powyższych przepisów, w przypadku podatników opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób prawnych, w celu zaliczania wydatków ponoszonych na używanie samochodów osobowych do kosztów uzyskania przychodu, prawodawca wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jedynie w stosunku do tych samochodów, które nie stanowią składnika majątku podatnika, a więc cudzych. Nie ma tutaj warunku uznawania ich za środki trwałe.

Z kolei w przypadku podatników opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy każdego samochodu osobowego wykorzystywanego w firmie, który nie stanowi środka trwałego podatnika, bez względu na to, czy stanowi on jego własność czy też nie.

Co za tym idzie, spółka z naszego przykładu może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją kupionego samochodu w pełnej wysokości i to bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji. Natomiast aby przedsiębiorca mógł zaliczać do kosztów firmy wydatki ponoszone na eksploatację kupionego samochodu, będzie musiał zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i ograniczać wysokość tych wydatków do limitu określonego przez kilometrówkę.