Przepisy ustaw o podatku dochodowym mówią, że do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które ustawodawca wprost z tych kosztów wyłączył (a które zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zaś nie znalazły się ani koszty, ani też straty powstałe z uwagi na utratę części walorów użytkowych towarów. W związku z tym, co do zasady wydatki poniesione na zakup takich towarów kosztami podatkowymi być mogą. Należy tutaj jednak zachować daleko idącą ostrożność. Dlaczego?

Otóż zarówno organy podatkowe jak i sądy stoją na stanowisku, że strata taka może być co prawda kosztem, ale tylko w sytuacji, gdy jest normalnym następstwem prowadzonej działalności gospodarczej, a także o ile podatnikowi nie można przypisać winy jej powstania oraz gdy nie mógł on jej zapobiec. Jeżeli zatem strata powstała na skutek nieprawidłowego (bądź nieracjonalnego) działania podatnika, nie będzie ona kosztem podatkowym.

Niestety nie ma reguły, która wprost powyższe by kwalifikowała. Każdą sytuację należy tutaj rozpatrywać indywidualnie, przede wszystkim ocenę, czy działanie podatnika było prawidłowe, w tym, czy zrobił on wszystko co należało (w danej dziedzinie), aby stracie takiej zapobiec.

Konieczne jest także prawidłowe udokumentowanie takiej sytuacji. W razie sporu z organami podatkowymi to podatnik będzie bowiem musiał udowodnić, że strata nie jest rezultatem jego zaniedbań i braku należytej staranności, a wystąpiła ona wskutek czynników od niego niezależnych.

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia. 03.08.2009 r. nr IPPB3/423-542/08/09-10/S/JG wskazał, że „(…) Dla uznania straty w środkach obrotowych za koszt podatkowy nie wystarczy brak wyłączenia takiej kategorii, na podstawie katalogu zawartego w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych(…).

Każda strata, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego, bądź pośredniego związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu. Warunkiem zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów jest ocena konkretnego zdarzenia obejmująca:

* całokształt prowadzonej działalności,
* okoliczności, w których straty te powstały (ubytki naturalne, zdarzenia losowe, klęski żywiołowe itp.),
* formę udokumentowania strat np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, podpisany przez osoby uprawnione, uzupełniony o protokół organów ścigania w przypadku kradzieży, bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej itp.(…)”