Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz zwolnionych od podatku, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Tak stanowi art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

W zakresie podatku należnego ewidencją taką jest ewidencja dostawy. W przypadku handlu bardzo często podatnicy korzystają z kasy fiskalnej. Jeżeli jest na niej ewidencjonowana cała sprzedaż, nie ma konieczności prowadzenia dodatkowych rejestrów. Urządzenie to dostarcza bowiem niezbędnych informacji na temat podstawy opodatkowania oraz podatku należnego czy stosowanych stawek podatkowych.

Nie każdy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych musi jednak kasę fiskalną posiadać. Ustawodawca przewidział tutaj szereg zwolnień, np. z uwagi na obroty, które mówi, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł o ile wcześniej nie powstał obowiązek jej stosowania (w przypadku podatników rozpoczynających działalność gospodarczą limit ten wynosi 20 000 zł).

Skoro dany podatnik kasy fiskalnej nie ma (bo nie ma takiego obowiązku), musi prowadzić inne ewidencje umożliwiające prawidłowe rozliczenie podatku VAT, czyli m.in. wskazaną wyżej ewidencję dostawy. Co do zasady ewidencja taka musi być dosyć szczegółowa. Jak już jednak wskazano we wstępie, dla niektórych podatników ustawodawca przewidział pewne uproszczenie.

Otóż art. 84 ust. 1 ustawy o VAT mówi, że podatnicy świadczący usługi w zakresie handlu, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej od podatku lub opodatkowanej według różnych stawek, a nie są obowiązani prowadzić ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej, mogą w celu obliczenia kwoty podatku należnego dokonać podziału sprzedaży towarów w danym okresie rozliczeniowym w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów z tego okresu, w którym dokonano zakupu. Do obliczenia tych proporcji przyjmuje się wyłącznie towary przeznaczone do dalszej sprzedaży według cen uwzględniających podatek.

Przepis ten zezwala zatem, aby ewidencja sprzedaży zawierała jedynie wartość sprzedaży (utargu) w kwocie brutto. Należy jednak pamiętać o prowadzeniu szczegółowej ewidencji nabycia (zakupu), na podstawie której będzie ustalona kwota podatku należnego.

VAT należny przy zastosowaniu struktury zakupu ustala się na podstawie metody „w stu”, gdzie wartość utargu traktuje się jako wartość brutto. Przedstawmy to na przykładzie:

Podatnik prowadzi mały punkt handlu i nie stosuje kasy rejestrującej, a podatek należny ustala przy pomocy struktury zakupów. W miesiącu sierpniu 2010 r. dokonał następujących zakupów towarów w wartości brutto:

• stawka 3%: 500 zł
• stawka 7%: 800 zł
• stawka 22%: 2 300 zł
• razem zakupy brutto: 3 600 zł

Procentowy udział zakupów w podziale na stawki wynosi zatem:

• stawka 3%: (500 / 3 600) x 100% = 13,89%
• stawka 7%: (800 / 3 600) x 100% = 22,22%
• stawka 22%: (2 300 /3 600) x 100% = 63,89%

Utarg brutto wyniósł 4 300 zł. W podziale na stawki VAT przy zastosowaniu struktury zakupu będzie on następujący:

• stawka 3%: 4 300 x 13,89% = 597,27 zł
• stawka 7%: 4 300 x 22,22% = 955,46 zł
• stawka 22%: 4 300 x 63,89% = 2 747,27 zł

VAT należny liczony metodą „w stu” wynosi natomiast:

• stawka 3%: 597,27 x 3/103 = 17,40 zł
• stawka 7%: 955,46 x 7/107 = 62,51 zł
• stawka 22%: 2 747,27 x 22/122 = 495,41 zł
• razem VAT należny: 17,40 + 62,51 + 495,41 zł = 575,32 zł

Warto dodać, że podatnik w zakresie obliczania podatku może zastosować (zamiast metody „w stu”) uproszczenie wynikające z art. 85 ustawy o VAT, tj. ustalić kwotę podatku należnego jako iloczyn wartości dostawy i stawki:

• 18,03 % - dla towarów i usług objętych stawką podatku 22 %;
• 6,54 % - dla towarów i usług objętych stawką podatku 7 %;
• 2,91 % - dla towarów i usług objętych stawką podatku 3 %.

Efekt zastosowania powyższego będzie taki sam, jak przy metodzie „w stu”. Powstałe ewentualne różnice wynikać będą z zaokrągleń.