eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plPodatkiRachunkowość › Ustawa o rachunkowości: dokumenty księgowe

Ustawa o rachunkowości: dokumenty księgowe

2010-09-16 12:53

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Spółka z o.o. ma zamiar dokupić program komputerowy do obiegu elektronicznego faktur. Czy zgodne będzie z ustawą o rachunkowości nie zamieszczanie na rewersie oryginału faktury opisu, kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dekretu oraz zatwierdzam do wypłaty? Powyższe informacje ma zamiar spółka zamieszczać na skanach dokumentów i przechowywać w formie elektronicznej. Czy dopuszczalna jest ta forma i nie narusza przepisów ustawy o rachunkowości?

Przeczytaj także: Archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych

Odrębne przechowywanie dokumentu źródłowego (np. faktury) i odrębne przechowywanie dowodu jego sprawdzenia, zatwierdzenia do zapłaty, a następnie ujęcia w księgach rachunkowych i to w dodatku nie w oryginale - pozbawia go cech dowodu księgowego.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mogą być wyłącznie oryginalne dowody źródłowe zawierające cechy określone w art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor). Stąd też skany dokumentów opisane w pytaniu w ocenie autorki nie spełniają tych wymogów.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 precyzuje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Natomiast w art. 21 uor, ustawodawca określił, ze dowód księgowy winien zawierać co najmniej:
  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia dowodu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ważne
Biorąc jednak pod uwagę rozwój technologii informatycznych, przepisy uor dopuszczają możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym danych o których mowa w pkt. 5 i 6, jeżeli to wynika z odrębnych przepisów lub wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.


Możliwość taka będzie miała jednak zastosowanie w przypadku stosowania technik komputerowych, przy pomocy których operacje są księgowane automatycznie, zgodnie z algorytmami wynikającymi z programu finansowo-księgowego. W takiej jednak sytuacji konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.

Ustawa o rachunkowości nie nakazuje natomiast, aby zapisy dotyczące sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jak również zatwierdzenia dowodu do zapłaty, znajdowały się na rewersie oryginału faktury. Zapisy te mogą znajdować się w dodatkowym dokumencie stanowiącym załącznik do faktury, stanowiąc jego integralna część i łącznie z nią musi być przechowywany. Stosowne zapisy w tym zakresie, powinny zostać określone w polityce rachunkowości, którą ustala i aktualizuje stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 uor - kierownik jednostki.

Ważne
Stąd też w ocenie autorki skany opisane w pytaniu, nie będą spełniały wymogów wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, gdyż aby uznać dany dokument za dowód księgowy stanowiący podstawę dokonania zapisów księgowych, musi on być rzetelny, kompletny i bezbłędny.


Podstawa prawna:
  • art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
  • art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).


Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.

Przeczytaj także

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: