Posiłki profilaktyczne a przychód pracownika

Przeczytaj także: Posiłki profilaktyczne: ekwiwalent a podatek

Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma dostarcza swoim pracownikom produkty spożywcze, na podstawie których ci przygotowują we własnym zakresie posiłki profilaktyczne. Czy ich wartość należy zaliczyć pracownikom do przychodu czy też jest ona zwolniona z podatku dochodowego?

Aby odpowiedzieć na tak zadane pytanie, konieczne jest sięgnięcie do dwóch dziedzin – przepisów podatkowych oraz przepisów z zakresu prawa pracy i BHP.

Co do zasady każde świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Od tej ogólnej reguły ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków. Jeden z nich, zawarty w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że wolne od tego podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zgodnie z kolei z art. 232 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie znalazły się w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

§1 tego rozporządzenia mówi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego. Jeżeli jednak nie ma on możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, zamiast tego może zapewnić (§2 ust. 2 rozporządzenia):

1. korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
2. przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych od pracodawcy produktów

Z przytoczonego przepisu wynikają dwie podstawowe kwestie. Pierwsza z nich mówi, kiedy możliwe jest zastosowanie zastępczej formy dostarczania posiłków profilaktycznych, tj. wtedy, gdy nie ma możliwości ich dostarczenia, a nie np. dlatego, że tak postanowił pracodawca.

Druga z kolei wskazuje, w jaki sposób można zastąpić dostarczanie posiłków profilaktycznych pracownikom. Prawnie ustawodawca przewidział tylko dwie możliwości: zapewnienie tych posiłków w punktach gastronomicznych bądź zapewnienie warunków do ich samodzielnego przygotowania z produktów dostarczonych przez pracodawcę. Nie można zatem np. przekazać pracownikom pieniędzy, aby sami kupili produkty, z których przyrządzą posiłki.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisami rozporządzenia, zapewnienie takich posiłków tyczy się jedynie w stosunku do pracowników wykonujących prace:

1. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
2. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
3. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
4. pod ziemią.

Pracodawca zapewnia posiłki ponadto pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych

Dopiero spełnienie tych wszystkich warunków uprawnia do zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co za tym idzie, jeżeli wskazana we wstępie firma jest zobowiązana (zgodnie z przytoczonymi przepisami) do zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych i nie ma możliwości wydania im gotowych posiłków, w związku z czym dostarcza im produkty, z których pracownicy przygotowują te posiłki we własnym zakresie, wartość tych posiłków jest zwolniona z podatku dochodowego.

Na zakończenie dodajmy, że pracodawca powinien ustalić szczegółowe zasady wydawania posiłków profilaktycznych, stanowiska pracy, na których one przysługują oraz warunki uzasadniające ich zapewnienie w postaci zastępczej (tj. w postaci produktów do własnego przygotowania lub korzystanie z nich w punktach gastronomicznych). Co istotne, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za te posiłki (§8 rozporządzenia).