Analizy wymagają umowy zawarte przed 2011 r, a dotyczące świadczenia usług czy dostaw towarów w 2011. Doradca podatkowy kancelarii prawnej K&L Gates Piotr Augustyniak rekomenduje analizę wszystkich zawartych dotychczas umów i zapisów dotyczących stawki podatku. W wielu przypadkach kontrahenci wpisują podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w przypadku umów które podają „stare” stawki warto podpisać aneksy. Oczywiście nawet bez nich, nie ma możliwości doliczania VAT wg starych zasad gdyż nie można zmienić stawki VAT zapisem umowy.

Wszyscy zadają sobie pytanie kogo najbardziej dotknie zmiana stawki podatku VAT. Piotr Augustyniak uważa, że może ona być odczuwalna przede wszystkim dla konsumentów. W tej sytuacji sprzedawcy mogą rozważyć trzy warianty postępowania. Pierwszy to przerzucenie całego kosztu na konsumenta, drugi to obniżenie swojej marży i pozostawienie cen na niezmienionym poziomie lub tylko częściowe przeniesienie ciężaru na konsumenta.

Zatem co dalej? Czy zmiana stawek VAT może się przyczynić do upadku przedsiębiorstw?

„Nie można wykluczyć zmniejszenia popytu na niektóre dobra i usługi zwłaszcza w sytuacji gdy przedsiębiorcy pod pretekstem podwyżki VAT nadmiernie podniosą ceny sprzedawanych towarów lub usług. Generalnie jednak skala podwyżki nie powinna spowodować dużych zmian w popycie tak samo jak niedawna czasowa obniżka VAT o 1 punkt procentowy w Wielkiej Brytanii nie wpłynęła na drastyczny wzrost popytu. Dla przykładu, jeśli kogoś nie było stać na produkt wart 1000 złotych to nie będzie go na niego stać także wtedy kiedy będzie kosztował 1001i na odwrót. Przy tańszych produktach, różnica jest jeszcze mniejsza. Rząd tym działaniem liczy bardziej na efekt skali.” – przekonuje Piotr Augustyniak.

A co z użytkownikami kas fiskalnych? Czy mogą wykonać czynność zmiany stawki VAT samodzielnie bez wzywania serwisu? Okazuje się, że tak. Jest to bowiem operacja nie wymagająca przełączenia tzw. zwory serwisowej - ogranicznika dla czynności, które są zastrzeżone wyłącznie dla autoryzowanego serwisanta. Urządzenia fiskalne bowiem często przewidują możliwość wpisania różnych stawek VAT.

„Operacja zmiany stawek podatkowych według przepisów nie wymaga wpisu do książki kasy rejestrującej aczkolwiek spotyka się odmienne interpretacje lokalnych urzędów skarbowych, dlatego należy sprawdzić jaka opinia obowiązuje w rejonie działalności konkretnego podatnika.” – informuje Damian Szewczyk, Kierownik działu marketingu ELZAB SA producenta kas fiskalnych.

Natomiast w przypadku zmiany stawek w drukarkach fiskalnych konieczna będzie interwencja serwisu, niestety Ministerstwo Finansów milczy na temat sytuacji przejściowej. Trudno sobie bowiem wyobrazić, aby wszystkie kasy fiskalne zostały przeprogramowane w ostatnim dniu grudnia.

„Przepisy są nieubłagane, z punktu widzenia formalnego nie powinno się rozpoczynać sprzedaży w przypadku, gdy drukarka fiskalna jest nieprzeprogramowana na nowe stawki” – ostrzega Piotr Augustyniak, doradca podatkowy, K&L Gates.

Sprawa komplikuje się również w przypadku programów księgowych. Co prawda nie będzie konieczna zmiana oprogramowania, a jedynie ich aktualizacja, czyli tzw. upgrade do najnowszych wersji, to przedstawiciel firmy Sage, producenta najbardziej popularnego programu księgowego Symfonia, uprzedza aby nie czekać do ostatniej chwili. Proces aktualizacji ze starszych wersji może być długotrwały, wiąże się z migracją danych, a odkładanie aktualizacji na grudzień, to ogromne ryzyko zakłócenia działalności firmy po wejściu w życie nowych stawek VAT.

„Ze względu na krótki termin realizacji zmiany i jej bliskie wprowadzenie w życie, może nastąpić sytuacja kolejkowania zleceń aktualizacji systemów przez producentów i dostawców oprogramowania. Dlatego dla Klientów ważne jest, aby na te zmiany przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem i jak najszybciej podjąć decyzję o niezbędnej aktualizacji oprogramowania, nie czekając do ostatniej chwili.” – ostrzega Paweł Przedpełski, Dyrektor Sprzedaży Sage Sp. z o.o.

Dodaje jednak, że zmiana nie wiąże się dla firmy z żadnymi trudnościami. Jest traktowana jak standardowa akcja aktualizacji oprogramowania, wynikająca ze zmian prawnych i tak samo będzie przygotowana i dostarczona klientom firmy. Zmiana stawek VAT dotyczy jednak wszystkich producentów oprogramowania księgowego oraz ogromnej rzeszy ich klientów. W najlepszej sytuacji są klienci, którzy posiadają usługę abonamentową, bo nie poniosą żadnych dodatkowych kosztów, natomiast klienci, którzy nie byli tak przezorni będą musieli wykupić poprawkę.

Wygląda na to, że jeśli przedsiębiorcy odpowiednio wcześniej przygotują firmę na nowy rok, to cały proces może przebiec w miarę bezboleśnie. Pod warunkiem, że Ministerstwo Finansów przychylnie i z wyrozumiałością potraktuje przedsiębiorców, którzy będą ścigali się z czasem.