Księga podatkowa: dowód wewnętrzny

Przeczytaj także: Handel samochodami: części zamienne w KPiR

Uregulowania dotyczące prowadzenia PKPiR, w tym m.in. w zakresie określenia dowodów, na podstawie których dokonuje się w niej zapisów, znalazły się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie). § 12 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe przede wszystkim w postaci faktur VAT (w tym faktur VAT marża, faktur VAT RR, faktur VAT MP), dokumentów celnych, rachunków, faktur korygujących i not korygujących. Dowodami takimi są także noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, czy inne dowody opłat w tym dokonywanych na postawie książeczek opłat.

Wskazane wyżej dokumenty, stanowiące podstawę ujęcia kosztów w księdze podatkowej, wystawia sprzedawca. Nie jest tak jednak w każdym przypadku. Jak bowiem wskazuje §14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Co za tym idzie, niekiedy przedsiębiorca nie musi posiadać dowodu zewnętrznego, aby dany wydatek ująć w kosztach.

§14 ust. 2 rozporządzenia mówi, że dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (co spełnia przede wszystkim druk Polecenia wyjazdu służbowego)
6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8. opłat sądowych i notarialnych;
9. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
10. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy); podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Powyższy katalog ma charakter zamknięty i nie może być rozszerzany. Nie jest możliwe udokumentowanie dowodem wewnętrznym innych wydatków ponoszonych przez podatnika. Należy przy tym pamiętać, że mimo możliwości ujęcia kosztu w księdze podatkowej na podstawie dowodu wewnętrznego warto, tam gdzie to możliwe, występować o fakturę VAT. Dowód wewnętrzny nie daje bowiem np. prawa do odliczenia podatku VAT.

Na zakończenie dodajmy, że ustawodawca dopuszcza ponadto dokumentowanie zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – o ile określają one ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. W takiej sytuacji jednak na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (§14 ust. 4 rozporządzenia). Paragonami lub dowodami księgowymi mogą być także dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów (pod warunkiem ich uzupełnienia o dane wskazane w zdaniu poprzednim – §14 ust. 5 rozporządzenia).