Faktura zaliczkowa VAT: termin wystawienia

Przeczytaj także: Oszustwa podatkowe nie pozbawiają prawa do korygowania VAT

Siedmiodniowy termin dotyczy wystawiania wszystkich faktur zaliczkowych, a wiec zarówno faktur zaliczkowych dotyczących dostaw towarów i świadczenia usług, jak i eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (z zastrzeżeniem, że zaliczki dotyczące WDT mogą ale nie muszą być wystawiane).

Termin ten dotyczy również faktur uproszczonych zaliczkowych oraz faktur wewnętrznych zaliczkowych (z zastrzeżeniem, że w przypadku faktur wewnętrznych istnieje możliwość rezygnacji z wystawiania jednostkowych faktur i wystawiania zbiorczych faktur wewnętrznych na podstawie art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Chociaż z przepisów nie wynika to wprost przyjmuje się jednak, że faktury zaliczkowe nie powinny być wystawiane przed otrzymaniem zaliczki. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 października 2008 r. nr IPPP2/443-1151/08-2/IK (...) "Przepisy nie pozwalają podatnikowi na wystawienie faktury przed faktycznym otrzymaniem zaliczki od kontrahentów. Z literalnego brzmienia przepisu § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów (obecnie § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur przyp. aut.) jednoznacznie wynika, że fakturę wystawia się wówczas, jeśli otrzymano taką zaliczkę. Natomiast wystawienie faktury przed otrzymaniem takiej zaliczki na pewno nie dokumentuje jej otrzymania".

Wystawianie faktur zaliczkowych przed otrzymaniem zaliczki jest niekiedy niebezpieczne zarówno dla sprzedawców (organy podatkowe mogą bowiem uznać, że na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, podatek należny z takich faktur musi zostać zapłacony niezależnie od podatku należnego z tytułu otrzymania zaliczki), jak i dla nabywców (zakwestionowane może być, bowiem ich prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur).

Z tych też względów podatnicy powinni zdecydowanie unikać wystawiania faktur zaliczkowych przed otrzymaniem zaliczki (wystawiając w zamian tzw. faktury pro forma).

Od faktur zaliczkowych należy przy tym odróżnić faktury, o których mowa w § 11 rozporządzenia w sprawie faktur - a więc faktury wystawiane nie wcześniej, niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego i a nie później, niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego (są to między innymi faktury dokumentujące świadczenie usług transportowych, budowlanych czy najmu). Obowiązek podatkowy w przypadku większości czynności dokumentowanymi tymi fakturami powstaje z chwilą otrzymania części lub całości należności (zobacz przykładowo art. 19 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT), a w konsekwencji w zakresie tym faktury mogą być wystawiane przed (nie wcześniej jednak niż 30 dni przed) otrzymaniem zaliczki. Z drugiej strony w przypadku faktur o których mowa, podatnicy nie mogą czekać 7. dni od dnia otrzymania części lub całości należności. Faktury te należy wystawiać z chwilą otrzymania takich należności (gdyż ich otrzymaniu towarzyszy powstanie obowiązku podatkowego, a więc upływ terminu do wystawienia faktury).

Przykład
Firma zawarła umowę o świadczenie usług budowlanych. Umowa ta przewiduje, że zaliczka na poczet wykonania usług budowlanych zostanie wpłacona w terminie 30 listopada 2010 r. W tej sytuacji można wystawić fakturę dotyczącą tej zaliczki już 31 października 2010 r. (30 dni przed planowanym otrzymaniem zaliczki). Jeżeli firma wystawi taką fakturę np. 31 października 2010 r., to późniejsze otrzymanie zaliczki nie będzie się wiązać z koniecznością wystawienia faktury dokumentującej tę zaliczkę. Jeżeli jednak faktura ta nie zostanie wystawiona przed otrzymaniem zaliczki, faktura ta musi być wystawiona w dniu jej otrzymania (nie w terminie 7 dni, licząc od dnia otrzymania zaliczki). Jeśli więc zaliczkę firma otrzyma np. 28 listopada 2010 r., to powinna ona zostać w takiej sytuacji udokumentowana fakturą wystawioną w tym właśnie dniu.


Jak ustrzec się błędu, skoro przepisy ustawy o VAT są niezwykle skomplikowane, a wyjaśnienia organów skarbowych często sprzeczne? Przeczytasz o tym w poradniku „Vademecum VAT”!