Faktury za poszczególne media są co do zasady wystawiane przez dostawców na właściciela danej nieruchomości, czyli wynajmującego. Następnie, na podstawie otrzymanych faktur wynajmujący refakturuje te wydatki na faktycznego użytkownika, czyli najemcę czy też dzierżawcę. Dana faktura zawiera określony termin płatności i datę wystawienia. Należy przy tym pamiętać, że dla tego typu usług, przy spełnieniu dodatkowych przesłanek, ustawodawca przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego.

Rozpatrzmy następującą sytuację: 23 listopada 2010 r. wynajmujący wystawił na najemcę refakturę za zużytą przez tego ostatniego energię elektryczną. Refaktura ta została wystawiona po otrzymaniu przez wynajmującego faktury z elektrowni. Termin zapłaty tej refaktury zgodnie z zawartą umową został określony na 8 grudnia 2010 r. Kiedy wynajmujący powinien wykazać od niej VAT należny?

Dla tzw. usług powszechnych ustawodawca przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Jak bowiem stanowi art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych czy świadczenia usług wymienionych w poz. 138 i poz. 153 załącznika nr 3 do ustawy (tj. w zakresie rozprowadzania wody i gospodarki ściekami a także wywozu i unieszkodliwiania odpadów czy usług sanitarnych i pokrewnych), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w stosownej umowie.

Termin wystawienia faktury na powyższe ustawodawca zawarł z kolei w §11 rozporządzenia w sprawie faktur. Przepis ten mówi, że fakturę taką należy wystawić nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego i nie później niż z chwilą powstania tego obowiązku. Warto przy tym dodać, że jeżeli faktura taka zawiera informację jakiego okresu dotyczy, przy jej wystawianiu nie obowiązuje wskazany w zdaniu poprzednim termin najwcześniejszego wystawienia. Co za tym idzie, może być ona wystawiona nawet na kilka miesięcy wcześniej, nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Należy także pamiętać, że przy refakturowaniu podmiot, który refakturuje fakturę za dane usługi jest traktowany jak podmiot świadczący tę usługę na rzecz kolejnego nabywcy.

Nasz wynajmujący powinien zatem wykazać VAT należny od przedmiotowej refaktury w rozliczeniu VAT za grudzień 2010 r. Należy przy tym pamiętać, iż aby określić moment powstania obowiązku podatkowego zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1 (tj. wg terminu płatności), konieczne jest zawarcie umowy, z której termin tej płatności będzie wynikał. Sama faktura jest tutaj niewystarczająca.