Obecnie za pomocą e-faktur rozlicza się zaledwie 3-7% firm. Są to zazwyczaj duże przedsiębiorstwa z branży finansowej, ubezpieczeń czy telekomunikacji.

Regulacje prawne obowiązujące do końca roku

Obowiązujące na chwilę obecną rozporządzenie Ministra Finansów określa skutki prawne takich faktur. Okazuje się, że są one identyczne, jak w przypadku tradycyjnych faktur w wersji papierowej. Dla przedsiębiorców oznacza to, że przechowuje się je tak samo długo, jak te w formie papierowej. Dodatkowo plik elektroniczny zawierający e-fakturę musi, podobnie jak w przypadku papierowych faktur, zostać udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.

Czym zatem jest e-faktura i jakich formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować?

E-faktura (inaczej faktura elektroniczna) to dokument elektroniczny, który w myśl przepisów rozporządzenia zrównuje się prawnie z tradycyjną fakturą w wersji papierowej.

Jakich formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować w przedsiębiorstwie?

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda taka może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Istotne jest to, że wystawiać je możemy już następnego dnia od otrzymania takiej akceptacji. Należy jednak pamiętać, iż w przypadku cofnięcia wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę przedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych.

Dodatkowym wymogiem nałożonym na e-faktury przez Ministerstwo jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Odbywa się to poprzez:

1. bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
2. wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

W przypadku zastosowania wymiany danych elektronicznych (EDI) przedsiębiorca zobowiązany jest do przesłania odbiorcy dokumentu w formie papierowej, podsumowującego wszystkie przesłane w formie elektronicznej faktury za dany miesiąc w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Dotyczy to przypadku, w którym podmiot w danym miesiącu wystawił określonemu odbiorcy co najmniej dwie faktury.