Samochód osobowy: wynajem a koszty firmy

Przeczytaj także: Kilometrówka: wydatki eksploatacyjne a koszty firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka (prowadząca działalność gospodarczą w zakresie serwisu samochodowego oraz blacharni) zamierza wynajmować od zewnętrznej firmy samochody osobowe, które następnie będą dalej wynajmowane jej klientom bądź udostępniane jako samochody zastępcze na czas naprawy ich pojazdów. Samochody te nie będą używane przez spółkę do jej własnych celów służbowych. Zadano pytanie, czy w takiej sytuacji koszty najmu, paliwa i eksploatacji wynajmowanych samochodów będą w całości stanowiły koszty uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i odstąpił od jego uzasadnienia prawnego. Stanowisko to było następujące:

„(…) Zdaniem Spółki w sytuacji gdy samochody są wynajmowane przez Spółkę, a jednocześnie nigdy nie były i nie będą używane przez nią dla celów służbowych, zaś jedynymi użytkownikami tych samochodów od początku wynajmu są klienci Spółki ma możliwość na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zaliczać koszty wynajmu, eksploatacji i paliwa dotyczące przedmiotowych samochodów do kosztów uzyskania przychodu Spółki - bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegów pojazdów.

Wynajmowane przez Spółkę samochody są użytkowane przez klientów Spółki czyli obce osoby fizyczne lub prawne poza siedzibą Spółki - zatem nie jest możliwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów w sposób przewidziany w art. 16 ust. 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie jest bowiem możliwe kontrolowanie przez Spółkę informacji o datach i celach wyjazdów, o opisach tras przejazdu, liczbie faktycznie przejechanych kilometrów itp. Zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Przy czym zwrot „w celu” oznacza to, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od przychodu, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika- w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydawanych przez właściwego ministra. Zgodnie z tym przepisem na podatniku ciąży również obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 5 tej ustawy przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd- dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki, w sytuacji gdy samochód osobowy jest wynajmowany przez spółkę, a jednocześnie nie jest przez nią używany ani nie wykorzystują go pracownicy spółki, tylko przekazywany jest osobie trzeciej (kontrahentowi) w drodze umowy najmu lub jako pojazd zastępczy do używania, nie jest możliwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w sposób przewidziany w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W takim przypadku należy zaliczyć wydatki związane z wynajmem samochodu do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 cytowanej ustawy.

Koszty poniesione z tytułu wynajmu i eksploatacji rzeczonych samochodów będą kosztami uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, bowiem oczywiste jest, że koszty poniesione przez spółkę a dotyczące samochodów przeznaczonych dla klientów spółki są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów- wprost z dalszego najmu tych samochodów lub/i z tytułu wykonywania określonych usług blacharskich i serwisowych (w przypadku, gdy samochód zostanie przekazany klientowi jako samochód zastępczy).

Reasumując zatem spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki związane z przedmiotowymi samochodami na zasadach ogólnych wyrażonych w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów