Przypomnijmy, wydatki są odnoszone w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dniu ich poniesienia. Jak natomiast stanowi art. 22 ust. 6a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Od tej reguły ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków. Jeden z nich dotyczy składników majątku spełniających definicję środków trwałych

Otóż art. 22a ust. 1 updof mówi, że amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. maszyny, urządzenia i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu.

Jak łatwo zauważyć, powyższa definicja w żadnym punkcie nie wymienia kryterium wartościowego w zakresie zaliczania (bądź nie) danego składnika majątku do środków trwałych. Dopiero art. 22d ust. 1 updof stanowi, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Zgodnie natomiast z ust. 2 cytowanego przepisu tych składników majątku nie wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Dodajmy w tym miejscu, że zgodnie z art. 22f ust. 3 updof podatnicy mogą także amortyzować te składniki majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł (a co za tym idzie, można także ująć je w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnym i prawnych), przy czym amortyzacji takiej można dokonać jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego bądź w miesiącu następnym, albo też stosować ogólne zasady amortyzacji (w tym przypadku odnoszenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup takiego składnika majątku jest rozłożony w czasie).

Na marginesie przypomnijmy, że zgodnie z §4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, składniki majątku nieujęte w ewidencji środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1 500 zł należy wykazać w ewidencji wyposażenia.

Warto zwrócić uwagę (o czym się często zapomina), że powyższe przepisy traktują, iż wydatek na nabycie bądź wytworzenie opisywanych składników majątku może być odniesiony w ciężar kosztów najwcześniej w miesiącu oddania tego składnika do używania.

Co za tym idzie ustawodawca przewidział szczególny moment odnoszenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków na składniki majątku spełniające definicję środka trwałego, które jednak nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Nie należy tutaj zatem stosować zasady ogólnej, zgodnie z którą dany wydatek jest zaliczany do kosztów w dacie faktury, rachunku, czy innego dokumentu stwierdzającego jego poniesienie. Wydatki na nabycie bądź wytworzenie takiego składnika majątku będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe dopiero w miesiącu, w którym został on przekazany do używania, a ten może różnić się od miesiąca, w którym została wystawiona np. faktura jego sprzedaży przez dostawcę.