Od 1 stycznia 2011 r. przedsiębiorcy mogą wysyłać faktury drogą elektroniczną bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, czy drukowania. To prawdziwy przełom i znaczne ułatwienie.

O czym trzeba pamiętać?

Jedyne warunki, jakie przedsiębiorcy muszą spełnić to:

• zapewnienie autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),
• zapewnienie integralności treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura), a także
• uzyskanie zgody kontrahenta na taką formę dystrybucji.

Oznacza to, że podatnik musi przedstawić drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do akceptacji (w formie podpisu). Ważne jest, aby termin na akceptację był tak określony w umowie, aby możliwe było dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.

W przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej (taką możliwość również wprowadza rozporządzenie), akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej.

Sprzedaż ewidencjonowana w kasie fiskalnej

Jeżeli faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Oryginał i kopia faktury

Dotychczas faktury i faktury korygujące były wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) - oryginał zachowywał nabywca, a kopię - sprzedawca. Oryginał faktury zawierał wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia odpowiednio - wyraz „KOPIA”.

Obecnie oznaczenie to już nie jest wymagane, natomiast obowiązek wystawiania faktur w dwóch egzemplarzach nie dotyczy faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W takim przypadku bowiem sprzedawca przesyła faktury, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jak przechowywać faktury?

Nowe rozporządzenie wprowadza m.in. nowe zasady dotyczące przechowywania faktur.

Zgodnie z rozporządzeniem podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do obowiązków podatników należy również wymóg przechowywania ww. dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób (co umożliwia również przechowywanie faktur elektronicznych), pod warunkiem jednak, że zapewni on:

• autentyczność pochodzenia dokumentu (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),
• integralność treści (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura),
• czytelność faktur, faktur korygujących i duplikatów od momentu ich wystawienia, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dostęp do dokumentów

Kolejnym wymogiem jest umożliwienie łatwego odszukania tych dokumentów. Istotne jest również, aby podatnik zapewnił bezzwłoczny dostęp do dokumentów, na każde żądanie organu podatkowego oraz organu kontroli skarbowej. Oznacza to, że w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej podatnik umożliwi ww. organom przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach.

Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej również poza terytorium kraju. W tym przypadku podatnik powinien zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych dokumentów.

Podstawa prawna:
§ 1 pkt 1 lit. a, lit. b, pkt 2, pkt 4-8, § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 9 grudnia 2010 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 244, poz. 1627).


Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.