Narzędzia pracownika: ekwiwalent a podatek i składki ZUS

Przeczytaj także: Jak rozliczyć ekwiwalent za herbatę dla pracownika

Pytanie: Czy ekwiwalent wypłacany miesięcznie za używanie prywatnego komputera do celów służbowych jest wolny od podatku od osób fizycznych oraz wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne?

Odpowiedź: Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika jego sprzętu komputerowego do celów służbowych może być zwolniony zarówno z opodatkowania, jak i składek na ZUS, jednak pod pewnymi warunkami.

1. Zwolnienie z podatku - tylko po spełnieniu określonych warunków

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zwolnienie podatkowe ma zastosowanie wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• ekwiwalent ma formę pieniężną,
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
• fakt używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy ma związek z wykonywaną przez niego pracą
• kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, co znaczy, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanego dla celów pracodawcy sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.

Pracodawca, biorąc pod uwagę warunki zwolnienia ekwiwalentu z podatku dochodowego powinien wykazać, że wypłacenie ekwiwalentu było następstwem wykorzystania przez pracownika własnego sprzętu, narzędzi lub materiału na potrzeby zakładu pracy.

2. Własność sprzętu, a także korzystanie z niego przez pracownika, trzeba udokumentować

Możliwość objęcia zwolnieniem od podatku dochodowego pieniężnego ekwiwalentu, wymaga prawidłowego udokumentowania własności używanych przez pracownika sprzętów. Dokumentami takimi są np. faktura czy umowa sprzedaży, potwierdzające zakup, w tym przypadku komputera. Samo oświadczenie pracownika w tej sprawie nie wystarczy. Brak właściwego udokumentowania powoduje, że ekwiwalent staje się częścią wynagrodzenia i podlega opodatkowaniu.

Dodatkowo należy podkreślić, że możliwość zastosowania omawianego zwolnienia wymaga potwierdzenia, że w określonym okresie pracownik faktycznie wykorzystywał własny komputer do pracy. Okoliczność ta może być potwierdzona np. wydrukami z komputera wskazującymi, że pracownik faktycznie używał go w celu komunikowania się, przekazywania informacji pracodawcy drogą elektroniczną.
Dla określenia wysokości ekwiwalentu ważny jest rodzaj sprzętu, jego wartość, częstotliwość wykorzystywania go przez pracownika na potrzeby pracodawcy, jak również stopień zużycia rzeczy w trakcie używania.

3. Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu podlega też zwolnieniu ze składek ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z pewnymi wyłączeniami. Podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.
Zatem po spełnieniu wyżej określonych warunków, ekwiwalent pieniężny za korzystanie przy pracy z własnego komputera pracownika jest również zwolniony ze składek ZUS.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307),
• § 1 i § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.