Zasady wystawiania dowodów wewnętrznych zostały uregulowane w §14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, którego ust. 1 mówi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Ustawodawca wskazał zamknięty katalog wydatków (kosztów), które mogą być w ten sposób udokumentowane. I tak dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00 ) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43) i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
10) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W żadnym z wyżej wymienionych punkcie nie znalazły się towary używane będące przedmiotem handlu. W pkt 6 zostały co prawda wymienione zakupy od ludności, ale jedynie w postaci odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne. Trudno jednak zaliczyć odzież, meble, sprzęt RTV i AGD czy inne przedmioty do odpadów poużytkowych.

Tym samym zakupów takich nie można udokumentować dowodami wewnętrznymi – podatnik musi się zaopatrzyć w inne dowody księgowe, którymi mogą być np. zawierane ze sprzedawcami umowy kupna-sprzedaży. Na ich podstawie jak najbardziej podatnik może zaliczyć ponoszone wydatki na zakupy w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że umowa taka musi zawierać co najmniej elementy wymienione w §12 ust. 3 pkt 2 przytoczonego wyżej rozporządzenia, czyli:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której umowa dotyczy,
b) datę wystawienia oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której umowa dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia umowy, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.