Poczynając od 2009 r. pracodawcy muszą pamiętać nowych regulacjach w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wynagrodzeń pracowniczych i naliczanych od nich składek ZUS w części przez siebie finansowanej. Otóż zgodnie z art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, składki z tytułu tych należności określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów
2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Pierwszy z punktów stosują pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenia w tym samym miesiącu, za który są one należne. Jeżeli zatem składki ZUS od tych wynagrodzeń w części sfinansowanej przez pracodawcę zostaną zapłacone w ustawowym terminie (co do zasady 15-ty dzień następnego miesiąca) stanowią jego koszty uzyskania przychodu tego samego miesiąca, którego dotyczy wynagrodzenie. Przykładowo pracodawca, który wynagrodzenie za styczeń 2011 r. wypłacił także w styczniu, a składki ZUS od niego zostały uregulowane w obowiązującym terminie do 15 lutego, stanowią one koszty uzyskania przychodu stycznia (nie lutego).

Drugi z punktów dotyczy natomiast pracodawców, którzy wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacają w miesiącu następnym. W takiej sytuacji składki ZUS w części przez siebie finansowanej zaliczają oni do kosztów uzyskania przychodu miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy pod warunkiem, że zapłacą je o miesiąc wcześniej, aniżeli ustawowy termin.

Przykładowo jeżeli pracodawca wynagrodzenie za styczeń 2011 r. wypłacił 10 lutego, aby składki ZUS w sfinansowanej przez siebie części od tego wynagrodzenia zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, którego dotyczy wynagrodzenie, czyli stycznia, musiałby je opłacić do 15 lutego 2011 r., gdzie termin ustawowy to 15 marca.

W przypadku uchybienia powyższym terminom należy stosować metodę kasową odnoszenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów składek ZUS od wynagrodzeń w części finansowanej przez pracodawcę, zgodnie z którą stanowią one koszty miesiąca, w którym faktycznie zostały opłacone.

Przepisy nie pozwalają tutaj na dowolność. Pracodawca z naszego przykładu postępuje zatem nieprawidłowo. Jeżeli bowiem składki ZUS od wynagrodzeń wypłacanych w miesiącu, za który są one należne (pierwszy z przedstawionych wariantów) reguluje w ustawowo przewidzianym terminie, musi stosować memoriałową metodę odnoszenia ich w ciężar kosztów. Dopiero niezachowanie ustawowego terminu i zapłacenie składek z opóźnieniem powoduje, że staną się one kosztem uzyskania przychodów zgodnie z metodą kasową, czyli w miesiącu ich faktycznej zapłaty.

Na zakończenie dodajmy, że przytoczone regulacje mają zastosowanie jedynie do składek ZUS od niektórych należności (określonych w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy, czyli przede wszystkim wynagrodzeń ze stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy). Nie dotyczą one natomiast składek od przychodów z działalności wykonywanej osobiście (czyli m.in. z umów zlecenie).