Koszty pracownicze a podatkowe

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Zgodnie z powyższym uregulowaniem, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem że:

• są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów,
• są to koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie są wydatkami wymienionymi w ustawowym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Ciężar dowodu działania w określonym celu spoczywa na podatniku.

Pracodawcy niezwykle często w celu związania pracowników z firmą finansują im różnego rodzaju świadczenia. Powstaje wówczas pytanie które z nich mogą obciążać koszty podatkowe.

Co niezwykłe, świadczenia z tytułu:

• stosunku pracy i stosunków pokrewnych (art. 12 ust. 1 i 6 updof),
• niektórych działalności wykonywanych osobiście (art. 13 pkt 2 i 4–9 updof),
• praw majątkowych (art. 18 updof),
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez pracodawcę

- stanowią koszty podatkowe w momencie ich wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji podatnikowi.

Od zasady tej przewidziano wyjątek, który dotyczy należności z tytułu:

• wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez pracodawcę.

Wspomniane należności stanowią koszty uzyskania przychodów miesiąca, za który są należne – pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku niewypłacenia tych należności w terminie stosuje się do nich wspomnianą wcześniej metodę kasową

Należy zaznaczyć, że wymienione ograniczenia dotyczą nie tylko świadczeń, co do których pracodawca pozostaje w zwłoce. Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu w piśmie z 14 czerwca 2005 r., Nr PDI- -42181/J/10/EP/05:
„nie chodzi tu więc o niewypłacenie wynagrodzeń, nieopłacenie składek w obowiązujących jednostkę terminach określonych w ustawach i regulaminach, lecz o moment faktycznego dokonania wydatku z tych tytułów. W przeciwnym razie ustawodawca wskazałby w ustawie, że chodzi o niewypłacenie w określonych terminach, a nie o sam fakt dokonania wypłaty”.

Wynagrodzenie stanie się więc kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostało wypłacone (postawione do dyspozycji) osobie uprawnionej, a nie w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy (w którym wykonywana była praca).