Zasady sporządzania informacji podsumowujących ustawodawca zawarł w art. 100 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten wskazuje, że co do zasady informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne – do 15 dnia miesiąca następnego (w przypadku wersji papierowej) lub 25 dnia miesiąca następnego (w przypadku wersji elektronicznej). Informacje podsumowujące mogą jednak być składane za okresy kwartalne (w terminach wskazanych w zdaniu poprzednim), w przypadku gdy dotyczą one (art. 100 ust. 4 ustawy o VAT):

1. wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów lub dostaw realizowanych w ramach transakcji trójstronnej, jeżeli całkowita wartość tych transakcji, bez podatku od wartości dodanej, nie przekracza w danym kwartale i w żadnym z czterech poprzednich kwartałów kwoty 500 000 zł,
2. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli całkowita wartość tych transakcji, bez podatku, nie przekracza w danym kwartale 50 000 zł,
3. świadczenia usług stanowiących dla usługobiorcy import usług.

Z przytoczonego przepisu wynika zatem, że:

• Gdy wartość WDT przekracza w danym kwartale 500 000 zł, podatnik jest obowiązany składać informacje podsumowujące dotyczące tego kwartału za okresy miesięczne. Dodatkowo miesięczne informacje podsumowujące jest zobowiązany składać także przez kolejne cztery kwartały bez względu na to, czy wartość tych transakcji była w nich niższa czy też wyższa od tego limitu. Powrót do składania deklaracji za okresy kwartalne możliwy będzie dopiero po upływie czterech kolejnych kwartałów, przy czym w żadnym z tych kwartałów wartość WDT nie może przekroczyć 500 000 zł.
  
  Przykład
  W IV kwartale 2010 r. wartość WDT podatnika przekroczyła 500 000 zł. W związku z tym jest on obowiązany do składania informacji podsumowujących za okresy miesięczne, a pierwszą informację za okres kwartalny będzie mógł złożyć najwcześniej za I kwartał 2012 r. Gdyby w tym czasie w którymkolwiek z kwartałów wartość WDT ponownie przekroczyła 500 000 zł, termin składania deklaracji za okresy kwartalne przesunie się odpowiednio (o cztery kolejne kwartały po tym, w którym wartość WDT przekroczyła wskazany limit).
• Gdy wartość WNT przekracza w danym kwartale 50 000 zł, za ten kwartał podatnik musi składać deklaracje za okresy miesięczne. Przekroczenie limitu w tym kwartale nie dyskredytuje jednak prawa podatnika do składania kwartalnych informacji podsumowujących w następnych okresach.
  
  Przykład
  W IV kwartale 2010 r. wartość WNT podatnika przekroczyła kwotę 50 000 zł, w związku z czym jest on obowiązany za ten kwartał składać informacje podsumowujące za okresy miesięczne. W I kwartale 2011 r. jednakże wartość WNT nie przekroczyła wskazanego wyżej limitu, w związku z czym podatnik ten ma prawo do złożenia za ten okres kwartalnej informacji podsumowującej
• Wartość świadczonych przez podatnika usług, stanowiących dla usługobiorcy import usług, nie jest istotna w zakresie składania informacji podsumowujących za okresy miesięczne bądź kwartalne

Uwaga!
W przypadku utraty w danym kwartale prawa do składania informacji podsumowujących za okresy kwartalne, informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne, jeżeli wskazane wyżej limity (bądź jeden z nich) zostały przekroczone w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału. Jeżeli przekroczenie takie miało miejsce w trzecim kwartale, podatnik składa jedną informację podsumowującą za cały kwartał.

Należy także pamiętać, że składanie informacji podsumowujących za okresy kwartalne jest przywilejem podatników, z którego mogą oni skorzystać lecz nie muszą.

Co istotne, w informacjach podsumowujących, mimo że nie wynika to z nich wprost, podaje się wartość netto zawartych transakcji (bez podatku VAT). Wniosek taki można wysnuć z art. 100 ust. 8 pkt 4 ustawy o VAT.