Podróż służbowa pracownika: odliczenie VAT

Przeczytaj także: VAT od usług noclegowych nie do odliczenia

Przede wszystkim należy pamiętać, że o prawie do odliczenia podatku VAT od nabywanych towarów i usług decyduje to, czy dany wydatek jest ponoszony w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych przez podatnika (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Podatek naliczony odlicza się przede wszystkim z faktur VAT dokumentujących poniesione wydatki.

VAT-u za hotel nie odliczymy
Ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków mówiących o tym, że mimo iż dany wydatek wiąże się z działalnością opodatkowaną, podatku VAT z faktury go dokumentującej odliczyć nie można. Są to m.in. usługi noclegowe i gastronomiczne (z pewnym wyłączeniem, które w naszym przypadku nie ma zastosowania – art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Tym samym podatku VAT z faktury za hotel, w którym zatrzymał się pracownik podczas podróży służbowej, pracodawca nie odliczy.

Bilety PKP, PKS i inne jako faktury?
Jak już wskazaliśmy wyżej, podstawą do odliczenia podatku naliczonego w większości przypadków są faktury VAT. Należy przy tym pamiętać, że na równi z nią traktuje się także inne dowody. Te zostały określone w §17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur VAT. Przepis ten mówi w pkt 1, że za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:
a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
b) numer i datę wystawienia biletu,
c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
d) kwotę należności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku.

Co za tym idzie, bilet PKP lub PKS tudzież inny wymieniony wyżej, który spełnia powyższe warunki, uprawnia do odliczenia podatku VAT na takich samych zasadach jak zwykła faktura VAT. Należy tutaj jednak zwrócić szczególną uwagę na to, iż prawo do odliczenia daje jedynie taki bilet, który uprawnia do przebycia co najmniej 50 km. Gdyby droga była krótsza, odliczenie podatku VAT z biletu nie jest możliwe. Co ważne podatnik, który ma prawo do odliczenia podatku VAT zawartego w cenie biletu, lecz z niego nie skorzysta, nieodliczonego podatku nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów!

Faktury za paliwo
To pracodawca wybiera środek transportu, którym pracownik odbędzie podróż służbową. Może nim być m.in. samochód firmowy, wypożyczony, czy też należący do pracownika. W pierwszych dwóch przypadkach w zależności od tego, czy pojazd taki będzie uznany za inny niż osobowy w myśl przepisów ustawy o podatku VAT czy też nie, pracodawca będzie miał prawo (lub też nie) do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakup paliwa do ich napędu. W przypadku „osobówek” prawo takie nie przysługuje i nieodliczony podatek VAT staje się kosztem uzyskania przychodu. Jeżeli natomiast pracownik pojedzie samochodem „ciężarowym”, który zatankuje w trakcie podróży, podatek naliczony z faktury dokumentującej nabycie takiego paliwa będzie mógł być odliczony. Warto tutaj wspomnieć, że zgodnie z przepisami przytoczonego rozporządzenia faktura dokumentująca nabycie paliwa wlewanego do pojazdu samochodowego musi zawierać numer rejestracyjny tego pojazdu. Oczywiście musi być także wystawiona na pracodawcę, aby uprawniała go do odliczenia podatku VAT.

Inaczej jest w przypadku, gdy podróż służbowa odbywa się przy wykorzystaniu samochodu osobowego pracownika. Tutaj bowiem koszty z tytułu użytkowania tego pojazdu do podróży służbowej są zwracane w zryczałtowanej formie (tzw. kilometrówka), a nie w postaci wydatków faktycznie poniesionych. Pracodawca nie ma prawa odliczyć od takiego „zwrotu wydatków” podatku VAT (chociażby dlatego, że ten tutaj nie występuje).

Paragony za autostrady i parkingi
Paragony co do zasady nie uprawniają do odliczenia podatku VAT. Wyjątkiem jednak są te za autostrady. §17 pkt 3 przytoczonego wyżej rozporządzenia mówi bowiem, że fakturami są dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:
a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
b) numer kolejny i datę wystawienia,
c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
d) kwotę należności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku.

Niestety powyższe dotyczy jedynie opłat za autostrady i nie można go rozszerzyć np. na płatne parkingi. Tym samym podatnik posiadający paragon za parking podatku VAT z niego nie odliczy. To samo tyczy się np. paragonów za przejazdy taksówkami.