Art. 29 ust. 4 ustawy o VAT mówi, że podstawę opodatkowania (którą to stanowi obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku) zmniejsza się m.in. o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów.

Z kolei §13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur mówi, że w przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą.

W art. 29 ust. 4a ustawy o VAT ustawodawca wskazał natomiast, że w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Analizując przytoczony przepis można dojść do wniosku, że w celu określenia terminu, w którym należy wykazać fakturę korygującą zmniejszającą wartości wykazane na fakturze pierwotnej, sprzedawca musi ustalić dwie daty: otrzymania faktury korygującej przez nabywcę oraz otrzymania przez wystawcę faktury korygującej potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Dlaczego?

Otóż przytoczony wyżej art. 29 ust. 4a ustawy o VAT mówi, że rozliczenie korekty faktury możliwe jest najwcześniej w deklaracji za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Aby jednak w tym okresie uwzględnić fakturę korygującą, sprzedawca musi wejść w posiadanie potwierdzenia odbioru tej faktury przed upływem terminu do złożenia deklaracji za ten właśnie okres. Jeżeli potwierdzenie to otrzyma później – fakturę korygującą wykazuje w deklaracji za okres, w którym potwierdzenie odbioru otrzymał (bez względu na to, ile miesięcy wcześniej korekta ta dotarła do nabywcy i kiedy została wystawiona).

Przykład
Załóżmy że 25 maja 2011 r. sprzedawca wystawił fakturę korygującą zmniejszającą wartości z faktury pierwotnej, którą wysłał nabywcy. Ten korektę tę otrzymał 30 maja 2011 r.
Jeżeli potwierdzenie odbioru otrzymania faktury korygującej przez nabywcę dotrze do sprzedawcy do 27 czerwca 2011 r. (termin złożenia deklaracji VAT-7 za maj), ten uwzględni ją już w rozliczeniu za maj.
Gdyby natomiast faktura korygująca dotarła do nabywcy 1 czerwca 2011 r. a sprzedawca wejdzie w posiadanie potwierdzenia odbioru tej korekty do 25 lipca 2011 r. – uwzględni ją w rozliczeniu za miesiąc czerwiec. Tak będzie nawet wtedy, gdy potwierdzenie to sprzedawca otrzyma jeszcze przed upływem terminu do złożenia deklaracji za miesiąc maj – nie jest bowiem możliwe uwzględnienie korekty sprzedaży wcześniej, aniżeli faktura korygująca dotarła do nabywcy.
Gdyby jednak potwierdzenie odbioru korekty dotarło do sprzedawcy później, przykładowo 27 lipca 2011 r. – fakturę korygującą uwzględni on w deklaracji za lipiec (tj. w miesiącu, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę)

Powyższej zasady nie stosuje się w:

1. eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
2. dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
4. pozostałych przypadkach, jeżeli w wystawionej fakturze, do której odnosi się korekta, nie wykazano kwoty podatku.

Tutaj nie ma wymogu posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę.