Przychód nie zawsze opodatkowany
U zleceniobiorcy, który otrzymuje zwrot kosztów odbytej podróży, powstaje przychód podatkowy. Przychód ten nie zawsze jednak będzie opodatkowany. Zwolnieniem od podatku dochodowego zostały bowiem objęte diety i inne należności za czas podróży osób niebędących pracownikami, czyli m.in. zleceniobiorców (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o pdof). Wskazane należności korzystają ze zwolnienia w ramach limitu, który wyznaczają przepisy odrębnych ustaw lub przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej wydane przez ministra właściwego do spraw pracy.

Wskazane limity zostały określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm. - w odniesieniu do podróży krajowych i poz. 1991 ze zm. - w odniesieniu do podróży zagranicznych).

Wysokość zwolnienia
Świadczenia za czas podróży wypłacane zleceniobiorcom będą wolne od podatku w następującej wysokości:

• z tytułu kosztów wyżywienia - w podróży na obszarze kraju do wysokości diety, czyli obecnie 23 zł za jedną dobę, a w podróży zagranicznej - do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży (wysokość stawki diety za dobę podróży służbowej zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż),
• z tytułu kosztów przejazdu - do wysokości ceny biletu określonego środka transportu (autokar, pociąg, samolot), a jeżeli zleceniobiorca korzysta z prywatnego samochodu - do wysokości tzw. kilometrówki, czyli iloczynu przejechanych w podróży kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
• z tytułu kosztów noclegu - w podróży krajowej do wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w razie jego braku do wysokości ryczałtu w równowartości 150% diety (obecnie 34,50 zł), natomiast w podróży zagranicznej - jeżeli zleceniobiorca przedłoży rachunki, wówczas zwrot następuje w kwocie wynikającej z rachunku (w granicach ustalonego limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity - za zgodą zleceniodawcy) albo do wysokości ryczałtu stanowiącego 25% limitu - w razie nieprzedłożenia przez zleceniobiorcę rachunku za nocleg,
• z tytułu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - w podróży krajowej do wysokości ryczałtu stanowiącego 20% diety (obecnie 4,60 zł), a w podróży zagranicznej do wysokości ryczałtu wynoszącego 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej,
• w podróży zagranicznej z tytułu kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego - w wysokości jednej diety (ryczałt przysługuje w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której zleceniobiorca korzystał z noclegu),
• z tytułu innych udokumentowanych wydatków związanych z wykonywaniem czynności w ramach realizacji umowy - do wysokości określonej w umowie.

Jeżeli należności wypłacone zleceniobiorcy przekroczą wskazane limity, nadwyżka generalnie podlegać będzie opodatkowaniu. Jedynie w przypadku, gdy przepis rangi ustawowej przewiduje otrzymanie tych należności w kwotach wyższych, istnieje możliwość wyłączenia z podstawy opodatkowania należności w wysokości przekraczającej wymienione limity.

Pozostałe warunki zwolnienia
Nieprzekroczenie ustawowych limitów nie jest jedynym warunkiem do zastosowania zwolnienia od podatku w stosunku do omawianych należności. Aby nie były one opodatkowane, muszą dodatkowo spełnić warunki określone w art. 21 ust. 13 ustawy o pdof. Oznacza to, że otrzymujące je osoby, w tym zleceniobiorcy, nie mogą tych świadczeń zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a ponadto powinny zostać poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 ustawy o pdof, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Obciążanie kosztów zleceniodawcy
W odniesieniu do omawianych wydatków musi istnieć tytuł do obciążenia nimi kosztów zleceniodawcy. Gdy bowiem z umów zlecenia nie wynika obowiązek ich zwrotu zleceniobiorcy, zleceniodawca nie może ich zaliczyć do kosztów podatkowych. Tylko gdy obowiązek zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy wynika z umowy, poniesione na ten cel wydatki podlegają rozliczeniu w kosztach zleceniodawcy na zasadach ogólnych, wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 1 ustawy o pdop.

Zwrócone zleceniobiorcy wydatki poniesione w celu odbycia podróży są dla zleceniodawcy w całości kosztem uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, czy przekraczają one omówione limity. Jedyny wyjątek od tej zasady stanowią wydatki z tytułu używania samochodu niestanowiącego własności zleceniodawcy. Wydatki te należy rozliczać w kosztach w ramach tzw. kilometrówki, czyli do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop). Ustala się ją na podstawie prowadzonej przez zleceniobiorcę ewidencji przebiegu pojazdu. Nadwyżka ponad tę kwotę nie stanowi kosztu. Również w przypadku braku ewidencji przebiegu lub prowadzenia jej nieprawidłowo, zwrot kosztów przejazdu w podróży zleceniobiorcy nie będzie kosztem zleceniodawcy.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
• Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.