Na początku warto skupić się nad wymogami prawnymi warunkującymi traktowanie dokumentu potwierdzającego zaistniałe zdarzenie gospodarcze, jako dowodu księgowego. Dowody księgowe powinny przede wszystkim być sporządzane w języku polskim, a kwota w nich ujęta podana w walucie polskiej. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote.

Dokumenty traktowane w myśl przepisów podatkowych jako dowody księgowe
W myśl rozporządzenia Ministra Finansów za dowody księgowe uznaje się faktury VAT faktury VAT-marża, VAT RP, VAT MP, jak również dokumenty celne, rachunki oraz faktury i noty korygujące. Ponadto, podatnik powinien pamiętać, że dowodami księgowymi są także dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem. Warto zauważyć, że noty księgowe sporządzone w celu dokonania korekty zapisu dotyczącego operacji gospodarczych także stanowią podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Inne dokumenty stanowiące dowody księgowe po spełnieniu określonych warunków
Dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych, bankowych i inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz inne dokumenty zawierające istotne dane mogą również stanowić podstawę zapisu, jednakże pod warunkiem spełnienia określonych w rozporządzeniu wymogów. Przede wszystkim dokumenty takie muszą zawierać wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej. Istotnym elementem jest także data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. Warto podkreślić, że w przypadku, gdy data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty.

Podatnik musi również określić przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, o ile przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych. Bardzo ważne jest również uwierzytelnienie dokumentu za pomocą podpisu osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Wewnętrzne dowody księgowe
Podatnik powinien wiedzieć, że prawo podatkowe dopuszcza specyficzną formę dowodów księgowych, określanych jako wewnętrzne. Generalnie wewnętrzne dowody księgowe są wystawiane, w sytuacji, gdy brak jest odpowiednich dokumentów potwierdzających zdarzenie gospodarcze, które musi zostać zaewidencjonowane przez podatnika. Szczegółowe uregulowanie dotyczące tych dokumentów zawiera, wspomniane wcześniej, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.


Adam Bujalski, Elżbieta Węcławik