Zagraniczna podróż służbowa: przychód pracownika

Przeczytaj także: Podróż służbowa: dieta w przychód pracownika?

W odniesieniu do podróży zagranicznych zostało wydane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

§2 tego rozporządzenia mówi, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§9 powyższego rozporządzenia doprecyzowuje tutaj, że za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Gdyby natomiast pracownik takiego rachunku nie przedstawił, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia, przy czym ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Powyższego nie stosuje się jednak wtedy, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Dla przykładu wskażmy tutaj, że limit ten w przypadku Niemiec wynosi 103 euro, Francji 120 euro, Wielkiej Brytanii 120 GBP, a Stanów Zjednoczonych (USA) 160 USD (przy czym w Nowym Jorku i Waszyngtonie limit został podniesiony do 200 USD).

Co za tym idzie pracownik, który odbył podróż służbową do Francji, z tytułu noclegu powinien otrzymać od pracodawcy zwrot faktycznie poniesionych kosztów, gdy przedstawi za niego rachunek, pod warunkiem, że nie przekroczy on 120 euro. W przypadku braku takiego rachunku otrzyma on ryczałt w wysokości 25% tejże kwoty, czyli 30 euro.

Nie zawsze jednak będzie możliwe zmieszczenie się we wskazanych limitach. Co w takiej sytuacji? Odpowiedź na to pytanie została zawarta w §9 ust. 3 rozporządzenia: W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej. Co za tym idzie ustawodawca dopuszcza sytuację, że zmieszczenie się w ustawowym limicie z wydatkami za nocleg nie zawsze będzie możliwe. Nie precyzuje przy tym jednak, jakie okoliczności stanowią uzasadnienie dla przyznania kosztów noclegu w wysokości wyższej, aniżeli obowiązujące limity. Tym samym powyższe mieści się w gestii pracodawcy – to on decyduje o zasadności tegoż wydatku. Przykładem są tutaj sytuacje, w których brak miejsc spowodował, że pracownik zmuszony był do noclegu w droższym hotelu.

Z punktu widzenia podatku dochodowego powyższe należności stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy. w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca zwolnił jednak z tego podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (czyli m.in. określone w przytoczonym wyżej rozporządzeniu).

Tym samym należy uznać, że skoro przepisy rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych dopuszczają, w uzasadnionych przypadkach, możliwość zwrotu kosztów noclegu ponad obowiązujący limit, zwrot ten w całości będzie korzystał także ze zwolnienia z podatku dochodowego.