Podmioty nabywające towary i usługi od czynnego podatnika VAT mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako "FAKTURA VAT". Mówi o tym wprost §6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Powyższe jest jednak możliwe jedynie w sytuacji, gdy nabywca spełni łącznie następujące przesłanki:
1) jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
2) ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi stosowną umowę upoważniającą go do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
3) w terminie 14 dni od dnia zawarcia tej umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:
a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
b) datę zawarcia umowy,
c) okres obowiązywania umowy.

Ustawodawca mówi nam także, jakie informacje w takiej umowie winny się znaleźć. Otóż musi ona zawierać co najmniej:
1) postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
a) upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
b) poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
2) postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
a) będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu (w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, które następnie w tej formie są również zwracane, akceptacji dokonuje się także w formie elektronicznej), z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
c) poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
3) określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;
4) określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

Należy także pamiętać, że tak wystawiona faktura winna zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego na fakturze jako sprzedawca.

Jak widać lista warunków koniecznych do spełnienia, aby to nabywca mógł wystawiać faktury z tytułu nabywanych od dostawcy towarów i usług, jest dosyć długa, mimo że same warunki nie są zbyt skomplikowane. Ich spełnienie nie powinno zatem rodzić dużych trudności podatnikom, zwłaszcza, że o części z nich po jednokrotnym spełnieniu można na pewien czas zapomnieć (np. sporządzenie odpowiedniej umowy oraz poinformowanie o tym fiskusa).

O jednym z tych warunków należy jednak pamiętać nieustannie, jak też o jego prawidłowym spełnieniu. Chodzi tutaj mianowicie o przedstawienie do akceptacji faktury wystawionej przez nabywcę oraz zdobycie takiej akceptacji (czyli podpisu sprzedawcy).

Brak akceptacji na fakturze przez dokonującego dostawy towarów czy świadczącego usługę uniemożliwia bowiem nabywcy odliczenie podatku naliczonego wynikającego z tej faktury. Wskazuje na to wprost art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT.