Faktury VAT i rachunki na wspólnika a koszty firmy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Małżonkowie prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Posiadają oni równe udziały w jej zyskach i stratach. Istnieje między nimi wspólność majątkowa. Nabyli do majątku wspólnego lokal mieszkalny wraz z przynależnym do niego udziałem we współwłasności nieruchomości wspólnej. Po dokonaniu niezbędnych prac adaptacyjnych i wykończeniowych podjęto decyzję o przeniesieniu do niego prowadzonej działalności gospodarczej. Cały lokal jest wykorzystywany w tym celu. Wspólnicy nie wnieśli skutecznie pod względem prawnym nabytego lokalu mieszkalnego do spółki, nie wnieśli prawa do korzystania w drodze odrębnej umowy, jak również przy zakupie lokalu nie byli kwalifikowani jako osoby prowadzące działalność gospodarczą. Powstała wątpliwość, czy można kwalifikować jako koszty uzyskania przychodów prowadzonej spółki koszty eksploatacji i utrzymania lokalu również w sytuacji, gdy umowy z dostawcami mediów usług nie zostały zawarte ze spółką, lecz z jej wspólnikami (właścicielami lokalu), takie jak: koszty dostarczenia prądu, wody, gazu; koszty opłat do wspólnoty mieszkaniowej; opłat za służebność drogi; koszty ochrony i ubezpieczenia oraz koszty podatku od nieruchomości ponoszone przez właścicieli? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawczyni i odstąpił od jego uzasadnienia prawnego. Stanowisko to było następujące:

„(…) zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Koszt poniesiony przez podatnika może być brany pod uwagę przy ustalaniu dochodu do opodatkowania jedynie wówczas, gdy:
1. służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (tj. istnieje zdroworozsądkowy związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy faktem poniesienia kosztu, a faktem lub prawdopodobieństwem uzyskania przychodów w następstwie poniesienia tego kosztu),
2. nie został wymieniony przez ustawodawcę w katalogu kosztów wyłączonych spośród kosztów uzyskania przychodów (katalog ten zawarty jest w art. 23 ustawy o PIT), por. „Podatek dochodowy od osób fizycznych” pod red. J. Marciniuka, C.H. Beck, Warszawa 2005, str. 389 nb 3.

Interpretacje Ministerstwa Finansów wskazują również, że dodatkowym warunkiem, pozwalającym na uznanie danego kosztu za koszt uzyskania przychodu jest udokumentowanie kosztu, w szczególności potwierdzające fakt poniesienia kosztu i jego wartość.

W odniesieniu do kosztów będących przedmiotem zapytania, koszty te są dokumentowane przez dostawców usług fakturami, wystawionymi na podstawie umów. Dokumenty te wskazują, że wszystkie z wymienionych kosztów dotyczą lokalu, w którym jest prowadzona działalność przez Wnioskodawczynię. W szczególności wynika to z adresu punktu odbioru, numeru licznika będącego podstawą naliczenia opłat, numeru księgi wieczystej itp. Stąd Wnioskodawczyni uważa, że wydatki te, dla celów PIT, są w sposób wystarczający udokumentowane, tj. na ich podstawie można w sposób jednoznaczny stwierdzić, że dotyczą lokalu, w którym jest prowadzona działalność.

Cała powierzchnia lokalu, będącego przedmiotem zapytania, jest faktycznie używana w prowadzeniu działalności gospodarczej. W tym lokalu mieści się biuro, znajdują swoje miejsce pracy pracownicy, w tym telemarketerzy i redaktorzy, tutaj realizują zlecenia osoby współpracujące z podatnikiem, tutaj kierowana jest korespondencja związana z prowadzeniem działalności, tutaj są prowadzone spotkania z dostawcami, tutaj znajdują się gabinety wspólników. Dzięki pracy realizowanej przez te osoby w tym miejscu, są wystawiane faktury i podatnicy uzyskują przychody. W konsekwencji należy uznać, że niewątpliwie lokal jest związany z prowadzeniem przez Zainteresowaną działalności gospodarczej. Niewątpliwie zatem wydatki ściśle związane z utrzymaniem i eksploatacją tego lokalu, będą wydatkami, które są poniesione w celu uzyskania przychodów, o ile nie są wymienione w art. 23 ustawy o PIT.

Wydatki, będące przedmiotem niniejszego zapytania dotyczą w szczególności:
- kosztów dostarczenia: prądu, wody i gazu,
- kosztów opłat do wspólnoty mieszkaniowej, związanych z opłatami za używanie części wspólnych i usług świadczonych na rzecz osiedla, na terenie którego znajduje się lokal,
- opłat za służebność drogi umożliwiające dojazd do budynku,
- kosztów ochrony i ubezpieczenia lokalu,
- kosztów podatku od nieruchomości.

Analiza art. 23 ustawy o PIT wskazuje, że żaden z ponoszonych kosztów, nie stanowi kosztu, który na podstawie tego przepisu mógłby stanowić koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.

W związku z tym, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że koszty te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. (…)

Na podstawie art. 4 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447)) oraz art. 8 ust. 1 ustawy o PIT, w spółce cywilnej, podatnikiem nie jest spółka, lecz jej wspólnicy.

Jeżeli, w przypadku używania posiadanego przez osobę fizyczną lokalu mieszkalnego, używanego w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, koszty utrzymania i eksploatacji lokalu, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, to tego rodzaju koszty powinny być uznawane za koszt uzyskania przychodu również przy ustalaniu dochodu z działalności gospodarczej Wnioskodawczyni prowadzonej w formie spółki cywilnej. W obydwóch bowiem przypadkach mamy do czynienia z prowadzeniem działalności gospodarczej przez osobę fizyczną i przepisy dotyczące opodatkowania tych osób są tożsame.

W konsekwencji, wymienione koszty utrzymania i eksploatacji lokalu mieszkalnego stanowiącego własność wspólników, który to lokal w całości jest przez nich wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, w formie spółki cywilnej, w której są jedynymi wspólnikami powinny stanowić koszt uzyskania przychodu, przy ustalaniu dochodu z tego źródła przychodów.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów