Art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop) mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jeszcze dalej ustawodawca poszedł w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), której to art. 23 ust. 1 pkt 46 mówi, że powyższe ograniczenia i dodatkowe obowiązki należy stosować także do tych aut, które nie tylko nie stanowią własności (współwłasności) podatnika, ale także tych, które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Przytoczone przepisy odnoszą się jednak tylko do samochodów uznanych za osobowe w myśl ustaw o podatku dochodowym. Należy także pamiętać, że nie dotyczą one samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Co za tym idzie podatnik, który użytkuje taki pojazd na podstawie umowy najmu, dzierżawy, czy też nieodpłatnego używania, a w przypadku updof także pojazd którego jest właścicielem, lecz nie ujął go w ewidencji środków trwałych, aby ponoszone na ten samochód wydatki mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, musi oprócz posiadania dowodów potwierdzających ponoszone wydatki, zaprowadzić także ewidencję przebiegu pojazdu i ograniczać wysokość zaliczanych wydatków do kosztów do wysokości limitu określonego kilometrówką, tj. przemnożonej liczby przejechanych kilometrów w celach służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Podatnicy często zadają sobie tutaj jednak pytanie, czy ograniczenie powyższe ma zastosowanie jedynie do bieżącej „zwykłej” eksploatacji, czyli zakupów paliwa i płynów, czy też ograniczenie to obejmuje także nieplanowane remonty, jak np. remont silnika, w tym remonty powypadkowe?

Niestety we wskazanej kwestii organy podatkowe rozumieją wydatki związane z użytkowaniem samochodu bardzo szeroko. Co ważne, popierają je tutaj także sądy administracyjne. Przykładowo WSA w wyroku z dnia 8 kwietnia 2011 r., sygn. akt I SA/Po 913/10 uznał, że pod pojęciem kosztów używania kryją się „(…)wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.(…)
Koszt używania nie jest pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacyjnym; koszty używania rzeczy są pojęciem szerszym.(…)”

Wyrok ten nie jest odosobniony, na co wskazał także WSA w jego treści. Tym samym należałoby przyjąć, że koszty naprawy cudzego samochodu wykorzystywanego w firmie, podlegają uwzględnieniu w limicie wynikającym z „kilometrówki”. Jeżeli ponoszone wydatki przekraczają ten limit, nadwyżka ponad niego nie stanowi podatkowego kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku remontów powypadkowych takich pojazdów należy przy tym także pamiętać, że ustawodawca dodatkowo warunkuje ich odniesienie w ciężar kosztów od objęcia danego pojazdu ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 16 ust. 1 pkt 50 updop i art. 23 ust. 1 pkt 48 updof).