Regulamin albo rozporządzenie
Możliwość zwrotu pracownikom poniesionych wydatków, takich jak garnki, worki na śmieci, talerze, wieszaki, materac dmuchany czy śpiwór, ponoszonych w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownika, może wynikać z odpowiednich regulaminów pracodawcy.

W przeciwnym razie zwrot kosztów poniesionych w związku z zagraniczną podróżą służbową u pracodawcy, (który nie unormował jej we własnym zakresie), regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm., dalej: r.w.w.u.).

Przepis § 2 r.w.w.u. przewiduje, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Jednocześnie należy zauważyć, iż zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Ustawodawca rozróżnił zatem dwie kategorie innych wydatków, które przysługują pracownikowi w przypadku odbywania przez niego zagranicznej podróży służbowej, a mianowicie: w § 2 pkt 1 r.w.w.u. wskazał diety (obejmujące pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki), oraz odrębnie w § 2. pkt 2 lit. c) r.w.w.u. przewidział kategorię innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta…
Istota sprawy sprowadza się zatem do określenia, do której z ww. kategorii przypisane zostaną omawiane wydatki. I tak, jeżeli uznamy wydatki za element diety, wówczas jeżeli przekroczą one wartości diety, nadwyżka podlegać będzie wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Tak wypowiedział się przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 7 grudnia 2007 r. sygn. IBPB3/423-131/07/MS, w której zauważył, iż: „(…) dla ustalenia należnej diety ważne jest, że zgodnie z § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Tym samym, stanowisko wnioskodawcy, iż Spółka ma prawo zaliczyć wydatki związane z dietami oraz innymi wydatkami związanymi z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi w poczet kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, poniesione zgodnie z przepisami prawa rumuńskiego, nawet jeśli ustawodawstwo Rumunii przewiduje odmienną wysokość diety niż ma to miejsce na podstawie polskich przepisów jest nieprawidłowe(…)”.

Jednocześnie należy zauważyć, iż dieta z tytułu delegacji zagranicznej, w przeciwieństwie do diety za podróż krajową nie jest przeznaczona jedynie na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych drobnych wydatków w podróży. To oznacza, że jeżeli uznamy wydatki za element diety, i będą się one mieścić w wysokości nią przewidzianej, nie wystąpi zasadność jej obniżenia.

… lub inne wydatki
Wydaje się, iż możliwe jest także uznanie wskazanych wydatków za wydatki, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. c) r.w.w.u. (inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb). Wówczas, jeżeli taka byłaby wola pracodawcy, mogą one stanowić koszt podatkowy w pełni, o ile są racjonalne gospodarczo (kwoty nie są duże z uwagi na tytuły zakupu: śpiwór, talerze itp.). Ich zwrot pracownikowi, w przypadku podróży zagranicznej, nie wpływałby również, na wysokość wypłaconej diety.

Naprawa instalacji, prowizja za pośrednictwo
Istnieją także inne wydatki związane z wynajmem mieszkania, które nie charakteryzują się już tak niską wysokością. W przypadku istotnych pozycji kosztowych, które mogą dotyczyć np. rachunku za części do naprawy instalacji elektrycznej w wynajętym mieszkaniu czy pośrednictwa, należy zauważyć, iż możliwość ich zaliczenia do kosztów podatkowych uwarunkowana będzie wykazaniem przez podatnika spełnienia warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie bowiem z akceptowaną przez organy podatkowe praktyką podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wskazać jednak należy, iż ciężar dowodu co do wykazania związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem spoczywa na podatniku.

Warto w tym momencie zauważyć, iż organy podatkowe korzystnie wypowiadają się w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na najem mieszkania dla pracowników odbywających podróż służbową. Decydującym argumentem, wydaje się być obniżenie kosztów delegacji w porównaniu do kosztów pobytu w hotelach. Tak Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w interpretacji z 30 czerwca 2010 r., sygn. ILPB3/423-325/10-2/KS.

Wydatki związane z prowizją dla pośrednika za wynajem mieszkania, co do zasady mogłyby spełniać ww. warunki na zasadzie analogii.

W przypadku kosztów naprawy instalacji, zaliczenie wydatku do kosztu uzyskania przychodu mogłoby powodować pewne ryzyko. Należałoby bowiem dodatkowo ustalić czy mieszkanie zostało wydane najemcy ze sprawną instalacją, czy też usterka powstała podczas wynajmu. Jeżeli wydatek nie jest istotny można uznać, iż drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę, i uznać za celowy wydatek na podstawie art. 622 § 2. K.C. Każdy taki przypadek wymaga jednak odrębnej oceny i konsultacji ze specjalistą prawa cywilnego.