Spółka, której sprawę rozpatrywano, zamierzała zawrzeć z dostawcami usług transportowych umowy, na mocy których wystawiałaby w imieniu i na rachunek dostawców tych usług, faktury VAT. Zgodnie z przepisami spółka zobowiązana jest do przedstawiania dostawcom usług oryginałów i kopii faktur do akceptacji w formie podpisu. Celem usprawnienia systemu obiegu faktur, spółka planowała wprowadzić protokoły pisemne, na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne. Jak wyjaśniała spółka, protokoły te zawierałyby numery faktur, datę ich wystawienia oraz wartość wykonanych usług.

Spółka zwróciła się o wydanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego, by ustalić czy skoro brzmienie rozporządzenia MF nie precyzujące dokładnie, na jakim dokumencie powinien znaleźć się podpis dostawcy oznaczający akceptację faktur, możliwym jest zastosowanie proponowanych przez spółkę protokołów. W opinii spółki przepisy rozporządzenia MF nie wymagają, aby podpis dostawcy zamieszczany był na oryginale faktury. Wystarczy, że dostawca swoim podpisem na protokole zbiorczym zaakceptuje wystawione przez nabywcę faktury.

Gdzie podpisać?

Z powyższym stanowiskiem nie zgodziły się organy podatkowe. Stwierdziły, że przepisy jednoznacznie określają, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Wprowadzone przez spółkę protokoły pisemne, na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne, mogą stanowić formę dodatkową akceptacji faktur – zarówno oryginałów jak i kopii. Natomiast taka akceptacja musi być przede wszystkim w formie podpisu, na obu dokumentach faktur. Z tym nie zgodziła się spółka. Sprawa trafiła do WSA.

„Forma podpisu”

WSA w Warszawie przyznał rację spółce. Stwierdził, że wprawdzie zgodnie z przepisami akceptacja nie może być wyrażona uznaniem milczącym i musi być dokonana poprzez złożenie podpisu, jednakże rozporządzenie nie wymaga złożenia podpisu na fakturze lecz zaakceptowania tejże faktury w „formie podpisu”. W związku z powyższym słuszne było stanowisko spółki, że „akceptacja przez podpis” może być złożona na jakimkolwiek dokumencie, aby tylko na dokumencie wskazanym w umowie stron i w terminach wskazanych w tejże umowie. NSA oddalił skargę kasacyjną wniesioną przez Ministra Finansów.

Orzeczenie wydane na podstawie przepisów nie obowiązującego już rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur, znajduje jednak w pełni zastosowanie także w odniesieniu do nowych regulacji z 2011 r.

Ważne!
Nabywcy towarów i usług od zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT”, jeżeli nabywca towarów lub usług:

1. jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
2. ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiednią umowę, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
3. w terminie 14 dni od dnia zawarcia tej umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o jej zawarciu, zawierającą w szczególności:

• dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
• datę zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy.

Wymogi formalne umowy

Umowa pomiędzy kontrahentami koniecznie ma zawierać postanowienie, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Ten formalistyczny wymóg jest trudny do przestrzegania w praktyce, zwłaszcza w przypadku podmiotów, które operują dużą ilością faktur i w związku z tym stosują różne systemy usprawniania ich obiegu. Powyższe pomysły mogą więc uprościć obrót gospodarczy w Twojej spółce.

Podstawa prawna:

• wyrok NSA z 5 lipca 2011 r., sygn. akt I FSK 1053/10,
• wyrok WSA w Warszawie z 21 stycznia 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1330/09,
• art. 106 ust. 1 ustawy o VAT,
• § 6 ust. 1 i § 6 ust 2 pkt 2 lit b. Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Więcej porad niezbędnych w zarządzaniu spółką, omówienia najnowszych orzeczeń, dzięki którym nie popełnisz kosztownych błędów w Twojej firmie, znajdziesz w biuletynie Spółka z o.o. Serwis prawny Zarządu.