Koszty ponoszone z tytułu najmu samochodu
Dla rozstrzygnięcia, czy koszty najmu samochodu można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest ustalenie, czy dany pojazd stanowi dla potrzeb podatku dochodowego samochód osobowy, czy też samochód ciężarowy. Dla celów tego podatku, w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. należy stosować definicję samochodu osobowego zawartą w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 102, poz. 585). Zgodnie z tym uregulowaniem, samochód osobowy oznacza pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem (określonych w tym przepisie) m.in. pojazdów wielozadaniowych, van, pojazdów z otwartą częścią ładunkową czy innych pojazdów przystosowanych do przewożenia ładunków.

Zaliczenie danego pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony do samochodów "ciężarowych" jest możliwe na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Ustalenie statusu pojazdu jest o tyle istotne, że przepisy obu ustaw o podatku dochodowym ograniczają możliwość zaliczania w całości do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych na podstawie m.in. umów najmu czy dzierżawy. Jak wynika bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego, niestanowiącego składnika majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Powołane przepisy oznaczają konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu również dla samochodów osobowych użytkowanych na podstawie umów najmu czy dzierżawy. W rezultacie, do kosztów uzyskania przychodów podatnicy mogą zaliczyć poniesione wydatki tylko do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

WAŻNE: Czynsz opłacany przez użytkowników samochodu osobowego na podstawie umowy najmu lub dzierżawy stanowi koszt uzyskania przychodu objęty limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu.

Powyższe potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 kwietnia 2011 r., nr ILPB3/423-232/07/11-S/ŁM, wyjaśnił:
"(...) Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu wynajmu samochodów osobowych, tj. czynsz, jak i opłaty parkingowe oraz opłaty za autostrady (bez względu na fakt korzystania z samochodu prywatnego pracownika bądź innego niestanowiącego majątku Spółki komandytowej), jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadającej kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. (...)"