Rozpatrzmy następującą sytuację: Podatnik prowadzi niewielki sklep ze sprzętem RTV. W sierpniu 2011 r. zakupił 5 sztuk telewizorów po cenie 2 tys. zł netto, które stanowią towar handlowy. Ujął je zatem w kolumnie 10 księgi jako zakup towarów handlowych, a co za tym idzie, ich wartość pomniejszyła dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym za sierpień. Następnie w listopadzie jeden z tych telewizorów przeznaczył na swoje cele prywatne, tj. przeniósł go z magazynu do pokoju gościnnego znajdującego się w jego budynku mieszkalnym. Od tego czasu jest on używany przez rodzinę przedsiębiorcy. Jakich zapisów w takiej sytuacji należy dokonać w księdze podatkowej?

Przede wszystkim przypomnijmy, że zgodnie z §17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (nieco inne zasady występują w przypadku, gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe).

Co za tym idzie, już w momencie wyżej wskazanym zakup taki wpływa na wysokość dochodu podlegającego oplotkowaniu podatkiem dochodowym. Mianowicie zakup towaru odpowiednio zmniejsza ten dochód, a co za tym idzie, także należną zaliczkę na podatek dochodowy. Oczywiście w takiej sytuacji zakup ten spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. służy osiągnięciu przychodów, jako że w przyszłości nabyty towar z pewnością zostanie sprzedany, a co za tym idzie, wygeneruje przychód firmy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Inaczej jednak jest w przypadku towaru, który docelowo służy prywatnym potrzebom podatnika. Otóż wycofanie towaru handlowego (czy też materiału) ze sprzedaży i przekazanie go na cele osobiste przedsiębiorcy powoduje, że zakup taki traci związek z przychodem uzyskiwanym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przestaje zatem spełniać ustawową definicję kosztu uzyskania przychodu, a co za tym idzie, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonać stosownych zapisów, które spowodują, że towar taki nie będzie obniżał dochodu prowadzonej firmy.

W takiej sytuacji znalazł się przedsiębiorca z naszego przykładu. W związku z tym w dacie przekazania towaru na swoje potrzeby osobiste powinien on pomniejszyć koszty uzyskania przychodu ujęte w księdze podatkowej poprzez wycofanie z nich towaru przeznaczonego na potrzeby osobiste. Czynność ta polega na wpisaniu wartości tego towaru w kolumnie 10 księgi na czerwono lub ze znakiem minus.

Powyższe winno być oczywiście odpowiednio udokumentowane. W przypadku, gdy przekazanie takie byłoby obłożone wykazaniem od niego także podatku VAT (tj. gdy przy zakupie tego towaru podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub części), winno ono zostać udokumentowane fakturą wewnętrzną, na podstawie której będą dokonane stosowne zapisy w księdze. W pozostałych przypadkach (np. gdyby podatnik korzystał ze zwolnienia podmiotowego, a co za tym idzie, przy zakupie telewizora podatku VAT odliczyć nie mógł, a co za tym idzie, nie należy go naliczać także przy jego przekazaniu na cele osobiste) podstawą zapisu w księdze podatkowej jest inny dowód księgowi, który spełnia warunki wskazania w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi, czyli tzw. dowód wewnętrzny.