1.1. Ogólne zasady rozliczania

Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej oraz kosztów pobytu poza granicami kraju pracownicy otrzymują od pracodawcy zaliczkę. Z zaliczki tej pracownicy pokrywają koszty podróży służbowej, do których należą m.in. koszty przejazdów i dojazdów, noclegów, a także inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Według § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaliczkę na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłaca się w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Jeśli pracownik przyjął zaliczkę w złotych, to przyjmuje na siebie ryzyko wynikające z wahań kursów walut. Może na tym zyskać lub stracić.

Zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu pracownika z podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

W praktyce koszty podróży służbowej rozlicza się na podstawie dowodu "Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej", do którego dołącza się rachunki i paragony. Na druku tym ujmuje się wszystkie poniesione wydatki.

1.2. Rozliczenie gdy kwota poniesionych wydatków jest niższa od pobranej zaliczki

Wysłaliśmy pracownika w podróż służbową. Wypłaciliśmy mu zaliczkę w euro. Po powrocie pracownik zwrócił niewykorzystane pieniądze. Jak rozliczyć koszty podróży służbowej? Czy powstaną różnice kursowe?

W przypadku zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki może się bowiem różnić od kursu z dnia jej wypłaty. Jeżeli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę, nie powstają różnice kursowe.

W sytuacji odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej poniesione przez niego wydatki wyrażone w walucie obcej wymagają przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno każdego rachunku, faktury, paragonu itp. - według ich dat.

Przepisy nie dają jasnej odpowiedzi na pytanie: jaki kurs przyjąć do rozliczenia zagranicznych podróży służbowych? Trzymając się literalnie przepisów (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop), przedsiębiorca, który chce zaliczyć zagraniczne delegacje do kosztów uzyskania przychodów, przelicza je według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wypłatę. Taką zasadę przyjął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2008 r., nr ILPB1/415-501/08-2/IM. Organ podatkowy wyjaśnił, że przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, które na mocy ustawy nie są wyłączone z kosztów, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Jeśli firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP. Pod uwagę brany jest tu kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, a dniem poniesienia kosztu jest dzień wypłaty. Oznacza to, że wypłacając delegację, pracodawca powinien uwzględnić kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wypłatę.

Należy zwrócić uwagę, że przyjmując do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kurs średni ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki).

Niemniej jednak do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też zastosować kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę. Może to być np. kurs:

• sprzedaży banku, jeżeli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej dokonano zakupu waluty w banku,
• kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Jest to najprostszy sposób często spotykany w praktyce, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych. Przyjęcie kursu, po którym wyceniono zaliczkę nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. Bowiem przyjęcie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży skutkowałoby powstaniem różnic kursowych, które i tak w konsekwencji skorygowałyby koszty do kursu, po jakim wyceniono zaliczkę.

Przykład
Pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę w kwocie 500 euro na pokrycie zagranicznej podróży służbowej. Środki te zakupił w banku po kursie 4,10 zł/euro.
Zaliczka w złotówkach wyniosła więc 2.050 zł (500 euro x 4,10 zł/euro).
Pracownik przedłożył 20 września dowody dokumentujące wydatki poniesione w czasie podróży służbowej, które opłacił pobraną zaliczką. Wydatki ogółem wraz z dietą wyniosły 400 euro. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 100 euro (500 euro - 400 euro) pracownik zwrócił pracodawcy.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki
Średni kurs euro z 19 września wyniósł 4,20 zł/euro. W związku z tym koszty podróży służbowej wyniosły 1.680 zł (400 euro x 4,20 zł/euro).
Pomiędzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie dodatnia różnica kursowa w wysokości 40 zł [400 euro × (4,10 zł/euro - 4,20 zł/euro)], która zwiększa przychody.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczkę
Jeżeli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczkę, tzn. 4,10 zł/euro, nie powstaną różnice kursowe. Koszty podróży służbowej wyniosły 1.640 zł (400 euro x 4,10 zł/euro).