Rozpatrzmy następującą sytuację: Do firmy miało miejsce włamanie, w wyniku którego skradziono część materiałów, zestaw komputerowy za 10 tys. zł (stanowiący środek trwały) oraz uszkodzono drzwi budynku (także będącego środkiem trwałym). Czy wartość poniesionych w związku z tym włamaniem strat przedsiębiorca może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu i w której kolumnie księgi ewentualnie ją ująć?

Straty poniesione w związku z kradzieżą tudzież zniszczeniem lub uszkodzeniem składników majątku firmy oczywiście można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Trzeba tutaj jednak pamiętać, że zaliczeniu do kosztów podlegają jedynie straty niezawinione, a więc takie, które powstały niezależnie od podatnika przy zachowaniu przez niego należytej staranności w celu ich uniknięcia.

Stratę taką trzeba oczywiście udokumentować. Niestety ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mówi nic o tym, w jaki sposób należy tego dokonać. Warto jednak zadbać o to, aby dokumenty dotyczące tychże strat były jak najdokładniejsze. To bowiem na podatniku spoczywa ciężar wykazania dowodu. W przypadku włamania z kradzieżą dokumentem potwierdzającym poniesione straty jest m.in. protokół sporządzony przez podatnika (określający ilość oraz wartość szkód) wraz z wyjaśnieniem przyczyny ich powstania. Warto tutaj dołączyć także protokół policyjny czy protokół strat potwierdzony/sporządzony przez ubezpieczyciela.

Co się zaś tyczy samego technicznego ujęcia takiej straty w kosztach uzyskania przychodu, czyli zapisu w księdze podatkowej, postępowanie jest różne w zależności od tego, jaka strata została poniesiona.

I tak w przypadku strat powstałych wskutek kradzieży materiałów, powstały niedobór powoduje konieczność przeksięgowania jego kosztu zakupu z towarów handlowych i materiałów (kolumna 10 księgi) ze znakiem minus lub kolorem czerwonym na pozostałe koszty (kolumna 13 księgi). Jest to tylko zapis techniczny, jako że wartość tych materiałów w chwili ich zakupu została już ujęta w księdze. Postępowanie takie miałoby także miejsce w przypadku zniszczenia materiałów czy towarów.

Co się zaś tyczy skradzionego środka trwałego (zestawu komputerowego), w koszty uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć jego niezamortyzowaną część. Tutaj amortyzację należy naliczać włącznie do miesiąca, w którym miało miejsce włamanie. Następnie podatnik winien ustalić niezamortyzowaną wartość tego środka trwałego i ująć ją w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów.

Z kolei w odniesieniu do zniszczonych w wyniku włamania drzwi, które stanowią element budynku będącego środkiem trwałym, kosztem (ujmowanym także w kolumnie 13 księgi podatkowej) są wydatki związane z naprawą tego składnika majątku. W naszym przypadku będą to wydatki poniesione na remont tudzież wymianę uszkodzonej stolarki drzwiowej.