Metoda kasowa rozliczania podatku VAT polega na tym, że obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej sprzedaży powstaje nie na zasadach ogólnych, ale z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 21 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli przed upływem tego terminu zostanie uregulowana jedynie część należności, w dacie jej uregulowania obowiązek podatkowy powstaje tylko od tej części, zaś od pozostałej z chwilą upływu owych 90 dni.

Aby skorzystać z tej preferencji podatnik w pierwszej kolejności musi być tzw. małym podatnikiem w myśl przepisów ustawy o VAT oraz złożyć stosowne zawiadomienie w tym zakresie naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik ma zamiar metodę tę stosować. Co ważne wybór metody kasowej pociąga za sobą automatycznie obowiązek rozliczania się z podatku VAT za okresy kwartalne.

Niestety metoda ta niesie ze sobą także pewne negatywne konsekwencje. Otóż zgodnie z art. 86 ust. 16 ustawy o VAT, podatnicy którzy rozliczający się metodą kasową, mogą obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony w rozliczeniu za kwartał, w którym:

1. uregulowali całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
2. dokonali zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji celnych

- nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.

Jak zatem łatwo zauważyć, po stronie podatku naliczonego ustawodawca także wiąże prawo do jego odliczenia z uregulowaniem należności. Co ważne, chodzi tutaj o każdy sposób wygaśnięcia zobowiązania, czyli nie tylko zapłatę, ale np. także potrącenie (podobnie jest w podatku należnym). Niestety w odróżnieniu od podatku należnego, który zawsze wystąpi (ostatecznie 90-tego dnia od chwili sprzedaży towaru lub wykonania usługi) bez względu na to, czy kontrahent faktycznie ureguluje z tego tytułu należność na rzecz podatnika, tak w podatku naliczonym brak uregulowania tej należności wiąże się z brakiem możliwości odliczenia tego podatku (od czego istnieją jednak pewne wyjątki).

Z rozliczania podatku VAT metodą kasową można jednak zrezygnować. Wskazuje na to art. 21 ust. 3 ustawy: mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą. Oczywiście powyższe wymaga także zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego w formie pisemnej. Obowiązku tego należy dopełnić w terminie do końca kwartału, w którym podatnik zamierza stosować metodę kasową.

Rodzi się tutaj jednak pytanie, jak postąpić z podatkiem należnym i naliczonym od zakupów i sprzedaży za okres stosowania metody kasowej, a nie rozliczonych w tym czasie z uwagi na brak uregulowania należności?

W zakresie podatku należnego odpowiedź na to pytanie znalazła się w art. 21 ust. 5 ustawy o VAT, który to mówi, że podatnik tracący prawo do metody kasowej tudzież rezygnujący z tej metody, obowiązek podatkowy w stosunku do czynności wykonanych w okresie stosowania tej metody, rozpoznaje tak jak przy tej metodzie, a więc z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Co się zaś tyczy podatku naliczonego, zastosowanie znajdzie art. 86 ust. 18 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że podatnicy rezygnujący z metody kasowej tudzież tracący do niej prawo, kwotę podatku naliczonego, wynikającą z faktur lub dokumentów celnych otrzymanych w okresie, kiedy rozliczali się metodą kasową, i nieodliczoną od kwoty podatku należnego do końca tego okresu, mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym:

1. uregulowali kontrahentowi całą należność wynikającą z otrzymanych faktur - w przypadku podatku wynikającego z faktur;
2. dokonali zapłaty podatku - w przypadku podatku wynikającego z dokumentów celnych.

W dalszym ciągu zatem po stronie podatku naliczonego jego odliczenie będzie całkowicie uzależnione od uregulowania należności.

Warto wiedzieć
Rezygnacja z kasowej metody rozliczania podatku VAT nie powoduje utraty prawa do rozliczania tego podatku za okresy kwartalne.