Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT mówi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w stosownym rozporządzeniu w sprawie zwolnień z ewidencjonowania).

Z powyższym jest związany art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, który to mówi, że podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Takie działanie ustawodawcy jest zrozumiałe, gdyż w przeciwnym razie dana transakcja byłaby potwierdzana dwa razy. Nie oznacza to jednak, że prywatna osoba dokonując zakupu u przedsiębiorcy, który sprzedaż tę zaewidencjonował na kasie fiskalnej, nie ma prawa do otrzymania faktury. Jak bowiem mówi dalsza część przepisu art. 106 ust. 4, na żądanie tych osób podatnik jest obowiązany do wystawienia faktury.

To, jak należy zachowywać się w przypadku wystąpienia sytuacji wyżej opisanej, aby nie ująć dwa razy tej samej sprzedaży, zostało określone w §7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Przepis ten mówi, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Ten tryb postępowanie nie będzie miał zastosowania jedynie do sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Ponadto w przypadku gdy faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Faktura potwierdzająca sprzedaż, która uprzednio została zaewidencjonowana przy pomocy kasy rejestrującej, nie powinna być ujmowana w rejestrze sprzedaży VAT, jako że sprzedaż ta została już zaewidencjonowana, czego potwierdzeniem jest oryginał paragonu fiskalnego podpięty pod kopię tej faktury. Ponowne ujęcie tej faktury w rejestrze sprzedaży doprowadziłoby do podwójnego odprowadzenia podatku należnego od jednej transakcji.

To jednak, czy podatnik będzie postępował w powyższy sposób, czy też inny, zależy tylko i wyłącznie od niego. Istotne jest jedynie, aby dane zawarte w pamięci kasy fiskalnej oraz ewidencji sprzedaży pozwoliły mu na poprawne i zgodne ze stanem faktycznym sporządzenie deklaracji VAT.

Co się zaś tyczy sprzedaży na rzecz pozostałych podmiotów, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, winna ona być potwierdzona fakturami. Sprzedaż taka co do zasady nie powinna być ujmowana na kasie fiskalnej (jako że obowiązek w tym zakresie obejmuje jedynie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). Może się jednak zdarzyć, że i taka sprzedaż na kasie zostanie zarejestrowana. Zdaniem autora w takim przypadku postępowanie będzie analogiczne, jak przy sprzedaży dla osób prywatnych (a więc oryginał paragonu należy dołączyć do kopii faktury pozostającej u sprzedawcy).

Dodatkowo należałoby się tutaj jednak zastanowić, czy nie umniejszyć w tej sytuacji kwoty z raportu fiskalnego o wartość tego paragonu, zaś w ewidencji sprzedaży ująć samą fakturę.