Oddelegowanie pracownika: zaliczka na podatek

Przeczytaj także: Oddelegowanie do pracy za granicą a zaliczka na podatek

CIT

Wydatki poniesione na wynagrodzenie pracowników są pośrednio związane z prowadzoną działalnością, jeśli nie można ich przypisać do uzyskania konkretnych przychodów. Koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, co do zasady, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jednak odnośnie do kosztów na wynagrodzenia pracownicze istnieją szczególne uregulowania podatkowe, z których wynika, że wynagrodzenia wypłacane ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Oznacza to, że jeśli na przykład z regulaminu wynagrodzeń spółki wynika, że dokonuje płatności wynagrodzeń do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, to jeśli wypłaci wynagrodzenie w terminie, może zaliczyć wynagrodzenie do kosztów miesiąca, za który wypłaca wynagrodzenie. Jeśli jednak uchybi terminowi przyjętemu do wypłaty wynagrodzeń, wydatki na wynagrodzenia może zaliczyć do kosztów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT, tzn. w miesiącu dokonania ich wypłaty lub pozostawienia ich do dyspozycji pracownika.

PIT

Kiedy pracownik jest oddelegowany do pracy za granicę?
Miejsce wykonywania pracy powinno być określone w umowie o pracę. W przypadku gdy miejsce wykonywania pracy zostało zmienione np. za porozumieniem stron, wówczas pracownik udający się do miejsca pracy ustalonego w umowie jako miejsce jej wykonywania (nawet jeśli jest to za granicą) nie odbywa podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy i nie przysługują mu należności przewidziane z tytułu delegacji. Taki sposób zmiany miejsca pracy potocznie nazwany jest oddelegowaniem pracownika.

Jakie obowiązki ma spółka jako płatnik?
Obowiązki spółki jako płatnika z tytułu wypłaty wynagrodzeń pracownikom oddelegowanym za granicę będą uzależnione w dużej mierze od tego, gdzie będą podlegać opodatkowaniu dochody (w Polsce albo za granicą). W przypadku pracowników oddelegowanych za granicę zastosowanie mają regulacje umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zawartej przez Polskę z konkretnym krajem, do którego przedsiębiorca oddelegował pracowników.

Kiedy wynagrodzenie za pracę w Holandii będzie opodatkowane w Polsce?
Jeśli będzie to dotyczyło oddelegowania pracowników do Holandii, zastosowanie znajdzie przepis art. 15 umowy Polski z Holandią dotyczący pracy najemnej, zgodnie z którym wynagrodzenie za pracę najemną wykonywaną przez polskich pracowników w Holandii będzie opodatkowane tylko w Polsce, w sytuacji gdy łącznie są spełnione następujące warunki:

1. pobyt pracownika w Holandii nie przekroczy łącznie 183 dni w okresie kolejnych 12 miesięcy, rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym oraz
2. wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Holandii, oraz
3. wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Holandii.

Jeśli będą spełnione łącznie powyższe warunki, spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z art. 32 ustawy o PIT, jest zobowiązana obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od spółki (jako zakładu pracy) przychody ze stosunku pracy, również przychodów uzyskanych z pracy za granicą.

Należy pamiętać, że przy obliczaniu dni pobytu pracownika w drugim państwie w okresie 12 miesięcy, rozpoczynającym się lub kończącym się w danym roku podatkowym, pod uwagę bierze się wszystkie możliwe kolejne 12-miesięczne okresy. Może to być np. kilka krótkich okresów, które wystąpiły w okresie kolejnych 12 miesięcy.

W jaki sposób spółka powinna obliczyć zaliczkę na podatek?
W sytuacji gdy spółka jest zobowiązana do poboru zaliczki od dochodów uzyskanych za granicą przez oddelegowanego do pracy pracownika, powinna w celu obliczenia podstawy opodatkowania:

1. przychody uzyskane w danym miesiącu przez pracownika z pracy najemnej za granicą najpierw pomniejszyć o kwotę zwolnioną z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, tj. o kwotę odpowiadającą równowartości 30% diety za każdy dzień pobytu poza granicami kraju z tytułu podróży służbowej, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy (dla Holandii dieta wynosi 42 euro za dobę),
2. przychody podlegające opodatkowaniu przeliczyć na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ustawy o PIT),
3. od przychodu przeliczonego na złote odjąć przysługujące podatnikowi miesięczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy (w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT),
4. dochód z pracy najemnej za granicą obniżyć o kwotę potrąconych ze środków pracownika składek na ubezpieczenia społeczne, określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pracodawca pokrywa koszt zakwaterowania pracownika oddelegowanego do pracy za granicą, zastosowanie będzie miało również zwolnienie od podatku dochodowego z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracownika – do wysokości nieprzekraczającej 500 zł miesięcznie.

Kiedy wynagrodzenie za pracę w Holandii nie będzie opodatkowane w Polsce?
W przypadku niespełnienia któregoś z warunków dotyczących opodatkowania w Polsce dochodów z uzyskiwanych za granicą, np. pracownik pracował dłużej niż 183 dni w okresie kolejnych 12 miesięcy, wynagrodzenie pracownika za pracę wykonaną na terenie Holandii będzie opodatkowane w Holandii według obowiązujących tam przepisów podatkowych. Wówczas spółka będzie zwolniona z obowiązków płatnika od dochodów uzyskanych przez pracownika w Holandii. Zakład pracy nie pobiera bowiem zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium RP, jeśli dochody te podlegają opodatkowaniu poza terytorium RP (art. 32 ust. 6 ustawy o PIT).

Pracownik może jednak złożyć wniosek do pracodawcy, aby pobierał od dochodów opodatkowanych za granicą również w Polsce zaliczki na podatek dochodowy, z uwzględnieniem przepisów art. 27 ust. 9 i 9a ustawy o PIT, dotyczących stosowania tzw. metody proporcjonalnego odliczenia. W celu uniknięcia podwójnego opodatkowania dochody uzyskane przez pracownika za granicą będą podlegały rozliczeniu w Polsce z zastosowaniem metody proporcjonalnego odliczenia, zgodnie z którą podlegają opodatkowaniu w Polsce, z tym że podatek zapłacony za granicą jest zaliczany na poczet podatku należnego w Polsce (do wysokości podatku przypadającego proporcjonalnie na dochód uzyskany w obcym państwie).


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.