Wydatek niewłaściwie udokumentowany w kosztach firmy

Przeczytaj także: Zakupy od osób fizycznych: dowody księgowe

1.1. Ogólne zasady dokumentowania kosztów
Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Stosownie do § 12 ust. 3 tego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury (odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach) lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 powołanego rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej dane określone w lit. a)-d) powołanego § 12 ust. 3.

W przypadku podatnika prowadzącego księgi rachunkowe podstawą zapisów są dowody księgowe spełniające wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.). W art. 21 tej ustawy wskazano elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy, są to co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także data sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można nie zamieszczać na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. W dowodzie może być pominięta wartość, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Organy podatkowe są zgodne co do tego, że jeżeli dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy w myśl przepisów ustawy o rachunkowości, to będzie on również właściwym dokumentem dla celów podatku dochodowego. Na podstawie takiego dokumentu wydatek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lipca 2012 r., nr IPPB3/423-241/12-4/GJ czytamy: "Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu".

---

Zwróć uwagę!
Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują; kompletne, tj. zawierające co najmniej dane, o których wcześniej mowa, oraz wolne od błędów rachunkowych.

---

Podatnik nie powinien być jednak pozbawiony prawa do zaliczenia wydatku do kosztów wyłącznie z powodu wadliwości dokumentu księgowego. Potwierdził to NSA w wyroku z 3 czerwca 2009 r., sygn. akt II FSK 242/08. W uzasadnieniu tego wyroku Sąd wskazał, że nie można pominąć wydatku wykazanego wadliwym dokumentem księgowym tylko z uwagi na wady dokumentu, chyba że ponad wszelką wątpliwość stwierdzone zostanie, iż wydatek taki w ogóle poniesiony nie został.

1.2. Faktura nie zawsze wystarczy, by zaliczyć wydatek do kosztów
Nie zawsze faktura (rachunek) jest dowodem wystarczającym, aby dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Przekonał się o tym podatnik (spółka z o.o.), któremu organ podatkowy w toku kontroli zarzucił, że posiadane przez niego faktury sprzedaży paliw i komponentów nie odzwierciedlały rzeczywistego obrotu paliwami. Skutkiem tego wydatki udokumentowane tymi fakturami wyłączono z kosztów podatkowych.

Spór podatnika z organem podatkowym zakończył się przed NSA (wyrok z 5 lipca 2012 r., sygn. akt II FSK 2597/10 - orzeczenie prawomocne). W skardze kasacyjnej spółka podniosła m.in., że: "Spółka zgodnie z przepisami dotyczącymi ewidencjonowania operacji finansowych wykazała poniesione wydatki prawidłowymi i rzetelnymi dowodami księgowymi pochodzącymi od kontrahenta. Legalność tych faktur nie została zakwestionowana. W ocenie Spółki, niezrozumiałym jest, dlaczego organ podatkowy, a następnie Sąd, pominęły wiarygodność tej dokumentacji w dokonywaniu oceny materiału dowodowego".

Odnosząc się do tej kwestii NSA stwierdził: "Rzeczywiście faktura VAT stanowi istotny dowód mogący służyć wykazaniu, że dokonana na jej podstawie płatność stanowi wydatek poniesiony w celu określonym w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., warunkującym uznanie tego wydatku za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu tego przepisu. Nie zawsze jednak, jak zdaje się rozumować autor skargi kasacyjnej, jest to dowód w tym zakresie wystarczający i ostatecznie przesądzający o zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Jak słusznie zauważył Sąd pierwszej instancji, co do zasady, w wielu przypadkach kiedy transakcja nie budzi wątpliwości, faktura może być dowodem wystarczającym, inaczej jest jednak wtedy, a tak było w rozpoznawanej sprawie, gdy dokumenty, którymi dysponuje podatnik, budzą wątpliwości lub wskazują na inny przebieg transakcji".

Sama faktura zazwyczaj nie jest wystarczającym dowodem, potwierdzającym faktyczne poniesienie kosztu podatkowego w przypadku wydatków na usługi niematerialne (doradcze, prawnicze, reklamowe, badania rynku itp.). W tym przypadku problem polega na tym, że rezultaty tych usług są trudne do zmierzenia. Zaliczenie określonych wydatków na te usługi do kosztów uzyskania przychodów musi mieć oparcie w konkretnych zdarzeniach.

Jak wynika z praktyki, organy podatkowe nie uznają za wystarczające przedstawienie tylko faktur dokumentujących wykonanie usługi niematerialnej. Zwykle uważniej przyglądają się tym transakcjom.

NSA w wyroku z 8 listopada 2011 r., sygn. akt II FSK 1048/10 (orzeczenie prawomocne) stwierdził: "Przy ocenie (…) wydatków na usługi pośrednictwa, usługi akwizycyjne, czy też marketingowe w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego ukształtowało się jednoznaczne stanowisko, że w przypadku wydatków z tego rodzaju umów o usługi niematerialne, to podatnik musi wykazać, że zostały one rzeczywiście wykonane, musi wykazać przy tym jakiego rodzaju czynności dla ich wykonania przedsięwziął zleceniobiorca, a także i to, że ich celem było uzyskanie przychodu i wykonał je rzeczywiście podmiot, na rzecz którego poniesiono wydatek (zob. np. wyrok NSA z dnia 7 grudnia 2007 r., II FSK 1425/06; wyrok NSA z dnia 8 grudnia 2006 r., II FSK 1503/05; wyrok NSA z dnia 18 sierpnia 2004 r., FSK 356/04)".