Wydatek niewłaściwie udokumentowany w kosztach firmy

Przeczytaj także: Zakupy od osób fizycznych: dowody księgowe

W toku kontroli podatkowej kontrolujący mogą zażądać od podatnika udokumentowania, że zakupiona usługa została rzeczywiście wykonana przez podmiot, na rzecz którego nastąpiła zapłata. Gromadzenie takich dokumentów na bieżąco może ułatwić kwestie dowodowe. Należy pamiętać, że jeśli organ podatkowy, z braku przekonywujących dowodów uzna, że były to usługi pozorne, wówczas konsekwencją będzie nie tylko konieczność dopłaty podatku dochodowego, ale również odsetek za zwłokę.

---

Zwróć uwagę!
Posiadana przez podatnika faktura, a także umowa i dowód zapłaty nie zawsze są dowodami wystarczającymi dla potwierdzenia poniesienia kosztu uzyskania przychodów. Usługi niematerialne muszą być udokumentowane dowodem, z którego wynika, kiedy i przez kogo zostały wykonane. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

---

1.3. Nie tylko faktura dokumentuje koszty
W pewnych sytuacjach uzyskanie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku jest bardzo trudne lub niemożliwe. W takich przypadkach poniesione koszty mogą być dokumentowane innymi dowodami.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 tej ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, a także materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

Także ustawy o podatku dochodowym dopuszczają możliwość uznania jako koszt uzyskania przychodu wydatku, który zostanie ujęty w księgach na podstawie innego niż faktura czy rachunek dowodu księgowego (art. 22 ust. 5d updof oraz art. 15 ust. 4e updop).

Problem dokumentowania kosztów pojawił się w licznych interpretacjach indywidualnych organów podatkowych.

Paragony i inne dokumenty zewnętrzne potwierdzające poniesienie kosztu
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2012 r., nr ILPB3/423-508/11-2/MM potwierdził stanowisko podatnika, że wydatki ponoszone przez pracowników spółki dokumentowane paragonami fiskalnymi, fakturami imiennymi wystawianymi na osobę odbywającą podróż służbową, biletami parkingowymi, itp. niestanowiące faktury VAT wystawionej na spółkę, opisane poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu pracownika, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 27 czerwca 2011 r., nr ILPB3/423-149/11-2/MM, zajął stanowisko, zgodnie z którym wydatki poniesione w związku z rezerwacją hotelu drogą internetową udokumentowane elektronicznym wydrukiem potwierdzenia rezerwacji będą stanowić koszt podatkowy. Dla tego rozstrzygnięcia istotne znaczenie ma to, iż wnioskująca spółka posiada inne dowody pozwalające na udokumentowanie, że poniesione wydatki dotyczą podróży służbowych oraz wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami a osiąganiem przychodów.

Dokumentowanie zakupu towarów zastępczymi dowodami księgowymi
W przedsiębiorstwach, które prowadzą księgi rachunkowe w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może - na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości - udzielić zezwolenia na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Uproszczenie to nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast przypadki kiedy podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą dokumentować operacje gospodarcze dowodem wewnętrznym, zostały wymienione w § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia.

Dokumentowanie zakupu towarów zastępczymi dowodami księgowymi było przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 września 2011 r., nr IBPBI/2/423-695/11/CzP. Spółka prowadząca skup zużytych tonerów do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych zapytała organ podatkowy czy w sytuacjach, kiedy nie jest w stanie pozyskać danych kontrahenta, strona sprzedająca może być oznaczana na "dowodzie przyjęcia skupu" jako "klient detaliczny" lub "detal", a wydatek udokumentowany takim "dowodem przyjęcia skupu" należy uznać za prawidłowo udokumentowany w świetle ustawy o CIT i tym samym stanowi on koszt uzyskania przychodu? Organ podatkowy uznał, że we wskazanych okolicznościach spółka prawidłowo udokumentuje koszty podatkowe.

Brak możliwości zidentyfikowania kontrahenta często dotyczy także firm skupujących produkty rolne. Zasadniczo transakcje takie powinny być dokumentowane fakturami VAT-RR wystawianymi przez kupujących produkty rolne od rolników ryczałtowych. Zdarza się jednak, że rolnik odmawia podania swoich danych. W takim przypadku Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 21 października 2011 r., nr ITPB1/415-778/11/HD stwierdził, że podatnik może wystawić dowód wewnętrzny także na potrzeby udokumentowania nabycia produktów roślinnych i zwierzęcych od rolnika ryczałtowego. To dlatego, że rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszcza takie dokumentowanie zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych.


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.