Najem samochodu osobowego: czynsz w kilometrówce?

Przeczytaj także: Dzierżawa samochodu osobowego bez kilometrówki?

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka cywilna podpisała umowę najmu samochodu osobowego stanowiącego własność jednego z jej wspólników. Samochód jest wpisany do ewidencji środków trwałych wspólnika. Zgodnie z zawartą umową spółka ponosi koszty używania tego pojazdu w postaci wydatków na paliwo, drobne naprawy, części zamienne, koszty konserwacji i mycia, opłaty parkingowe, opłaty za korzystanie z autostrad (udokumentowane fakturami i paragonami). Spółka otrzymuje także co miesiąc rachunki za czynsz najmu, stanowiące przychód wspólnika z tego tytułu. Zadano pytanie, czy czynsz ten należy rozliczać zgodnie z ograniczeniami wynikającymi z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (a więc tzw. kilometrówki)? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu.

Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Minerva Studio - Fotolia.com

Najem samochodu osobowego

W przypadku najmu samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu czynszu za najem samochodu.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy). Pamiętać przy tym należy, iż prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania dowodów poniesienia wydatków.(…)

Powołane powyżej przepisy stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu.

Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” należy się odwołać do Słownika języka polskiego, w którym, przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana" lub „sumę wydaną na coś", natomiast „używać" oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uznać należy, iż będą to wszelkie wydatki, które podatnik ponosi w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, np. takie jak: zakup paliwa, kosztów drobnych napraw, akcesoriów samochodowych, myjnia, itp., pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania. Również wydatki z tytułu czynszu za najem, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w tym pojęciu.

Mając powyższe na uwadze, w przypadku najmu samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu czynszu za najem samochodu - jednak wyłącznie do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ww. wydatki należy zatem ująć w tej ewidencji. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów