Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych

Przeczytaj także: Sprzedaż bezrachunkowa: ewidencja w KPiR

Podmioty zobowiązane do posiadania kasy rejestrującej
Co do zasady, każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodaraczej oraz rolników ryczałtowych powinien ewidencjonwać sprzedaż na kasie fiskalnej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Rozporządzenie wydane w tej sprawie określa rodzaje działalności zwolnione z tego obowiązku jak i te, które kategorycznie muszą ją posiadać.

W takiej sytuacji przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy fiskalnej. Paragon jest wówczas podstawowym dokumentem sprzedaży. Fakturę dla takiego klienta wystawia się na wyraźne jego żądanie. Wówczas pod egzemplarz faktury pozostawiony w dokumentacji firmowej należy podpiąć paragon.

Podmioty zwolnione z obowiązku posiadania kasy
Podatnicy korzystający ze zwolnienia w zakresie rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, czy to ze względu na limit obrotów, czy też zwolnienie przedmiotowe, nie muszą wystawiać faktur czy też rachunków. Co wcale nie oznacza, że takiej sprzedaży nie muszą dokumentować.

I w tym miejscu można wyróżnić dwie sytuacje. Pierwsza gdy podmiot samodzielnie prowadzi swoją księgowość i zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KPiR ewidencjonuje sprzedaż na podstawie sporządzonego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień ( § 19 ust. 1). Zapisów tych dokonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Druga sytuacja występuje wtedy, gdy podatnik zlecił prowadzenie swojej księgowości biuru rachunkowemu. Wówczas jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Należy ujmować w niej każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych i na koniec miesiąca zostanie ona zaksięgowana w KPiR.

Faktury uproszczone
Sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie można dokumentować fakturami uproszczonymi. Tego typu dokumenty są przeznaczone tylko do zaewidencjonowania sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność.

Faktury uproszczone wystawia się w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro. Wówczas może nie zawierać poniższych danych:

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

- pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.