Certyfikaty KSeF - nowa forma uwierzytelniania w systemie e-Faktur

Przeczytaj także: Fakturowanie bez papieru i PDF. Jak KSeF zmieni życie 2,8 mln firm

Od 2026 roku przedsiębiorcy staną przed koniecznością zmiany sposobu logowania do Krajowego Systemu e-Faktur. Mechanizm tokenów zostanie wycofany, a jego miejsce zajmą certyfikaty KSeF. To rozwiązanie zwiększy bezpieczeństwo i uprości zarządzanie uprawnieniami, ale jednocześnie wymaga od podatników przygotowania się do nowych procedur.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wraz z wdrożeniem wersji KSeF 2.0 w lutym 2026 r. w systemie pojawi się nowa forma uwierzytelniania – certyfikaty KSeF. – Do końca 2026 roku tokeny i certyfikaty będą działać równolegle, jednak od stycznia 2027 roku jedyną obowiązującą metodą logowania pozostaną certyfikaty – podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl.

W przeciwieństwie do tokenów, certyfikaty będą pełniły wyłącznie rolę potwierdzenia tożsamości użytkownika. Uprawnienia będą przypisywane niezależnie w samym systemie, co zwiększy przejrzystość i kontrolę nad dostępami. Certyfikaty oparte na kryptografii asymetrycznej znacząco utrudnią ich nieuprawnione użycie, a dodatkowo umożliwią korzystanie z nowych trybów pracy, w tym z trybu offline.

Certyfikat KSeF będzie ważny dwa lata i zostanie przypisany do osoby fizycznej identyfikowanej numerem NIP lub PESEL. Aby go uzyskać, konieczne będzie potwierdzenie tożsamości przy użyciu profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wnioski będzie można składać poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub systemy komercyjne zintegrowane z API. Pierwsze certyfikaty będą dostępne już od 1 listopada 2025 r., co pozwoli firmom odpowiednio wcześnie dostosować procesy.

– Zmiana mechanizmu uwierzytelniania to nie tylko obowiązek techniczny, ale także szansa na uporządkowanie i podniesienie bezpieczeństwa procesów związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych – podsumowuje Beata Tęgowska.