Faktury zagraniczne a KSeF: jak prawidłowo je wystawiać i rozliczać?

Przeczytaj także: Nowe pojęcia w KSeF: potwierdzenie transakcji jako tymczasowy dowód handlowy

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce całkowicie zmieni sposób wystawiania faktur w Polsce. Przedsiębiorcy przygotowują się do nowego modelu rozliczeń, w którym każda faktura będzie trafiać do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Najwięcej pytań dotyczy jednak faktur zagranicznych - czyli sytuacji, gdy w transakcji bierze udział kontrahent spoza Polski.

Reforma KSeF to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanego pliku XML, który automatycznie trafia do systemu. Nowe zasady mają zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego i uprościć kontrole podatkowe.

Jak zaznacza Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl, praktyczne wątpliwości pojawiają się głównie w przypadku transakcji międzynarodowych, w których uczestniczą podmioty nieobjęte polskimi regulacjami VAT.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Jak zauważa Tęgowska, oznacza to, że system obejmuje wyłącznie polskie podmioty zarejestrowane dla celów VAT.

W sytuacji, gdy fakturę wystawia zagraniczny kontrahent, który nie posiada polskiego NIP i nie prowadzi działalności w Polsce, nie ma on obowiązku korzystania z KSeF. - Taka faktura nie pojawi się w systemie i nie trzeba jej tam ręcznie wprowadzać – funkcjonuje ona w tradycyjnym obiegu, w formie elektronicznej lub papierowej – podkreśla ekspertka.

Inaczej jest, gdy to polska firma wystawia fakturę dla kontrahenta zagranicznego. W takim przypadku, jak wyjaśnia BeataTęgowska, faktura musi zostać wystawiona i przesłana do KSeF, niezależnie od tego, czy nabywca pochodzi z Polski, z Unii Europejskiej, czy spoza niej.

- KSeF obejmuje wszystkie faktury sprzedażowe polskich podatników, również te dokumentujące eksport czy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Choć zagraniczny odbiorca nie ma dostępu do systemu, sprzedawca jest zobowiązany przekazać mu dokument w uzgodnionej formie – najczęściej jako plik PDF lub wizualizację faktury z kodem QR umożliwiającym weryfikację danych – dodaje ekspertka.

Jak zauważa ekspertka Systim.pl, w praktyce oznacza to konieczność funkcjonowania w dwóch równoległych obiegach – krajowym (objętym KSeF) i międzynarodowym (poza systemem). Dlatego szczególnie ważne staje się korzystanie z jednego zintegrowanego programu finansowo-księgowego, który obsługuje zarówno KSeF, jak i tradycyjne fakturowanie zagraniczne.

Kluczowe przy rozliczaniu faktur zagranicznych w kontekście KSeF jest ustalenie, kto jest wystawcą dokumentu. Jeśli jest to polski podatnik VAT – faktura musi trafić do KSeF. Jeśli wystawcą jest zagraniczny kontrahent – dokument rozlicza się poza systemem. - Zrozumienie tej różnicy pozwoli przedsiębiorcom uniknąć nieporozumień i właściwie przygotować się do nowych zasad, które już wkrótce staną się obowiązkiem każdego polskiego przedsiębiorcy – podsumowuje Beata Tęgowska.