KSeF a odpowiedzialność księgowych: czy biura rachunkowe zapłacą za błędy klientów?

Przeczytaj także: Działalność nierejestrowana a KSeF. Czy osoby bez firmy będą musiały korzystać z e-faktur?

Jak trwoga to do…. księgowych

Do KSeF będą musieli przystąpić zarówno korporacyjni giganci, jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą. Każdy z tych podmiotów będzie zobowiązany do wystawienia faktury w systemie stworzonym przez resort finansów. Będzie to wymagało reorganizacji działów w większych firmach, jak również zmiany obiegu dokumentów między podmiotami gospodarczymi a biurami rachunkowymi.

Do tej pory proces wystawiania i doręczania faktur był różnorodny. Jedni korzystali z zaawansowanych narzędzi, inni wystawiali fakturę w formie papierowej lub w excelu. W obliczu wejścia w życie KseF firmy mogą mieć zatem problem z dostosowaniem się do zmiany.

Z pewnością przedsiębiorcy będą od księgowych oczekiwać rozwiązania problemu, a być może nawet fakturowania za nich dokonanych transakcji. Warto zatem, aby księgowi mieli świadomość czy jest to zgodne z prawem i z jakimi konsekwencjami się wiąże – podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl

Gdzie kończy się księgowość, a zaczyna odpowiedzialność za biznes?

Księgowi należą do najlepiej zorientowanych w przepisach prawno-podatkowych osób w firmie. To oni biorą na barki trudy wprowadzania nowelizacji ustaw podatkowych w przedsiębiorstwach. Zapewne takie same oczekiwania mogą mieć w stosunku do nich klienci w przypadku wprowadzenia KseF.

Z teoretycznego punktu widzenia, nic nie stoi na przeszkodzie, aby to księgowy wystawiał faktury w imieniu klienta, o ile otrzyma stosowne uprawnienia. Jednak zanim księgowi zgodzą się na taki rodzaj współpracy, należy się zastanowić, na ile są oni gotowi odpowiadać i ręczyć za biznes klienta.

W przypadku prowadzenia księgowości dla klienta biuro wykonuje na jego rzecz usługi związane z rachunkowością i rozliczeniami podatkowymi. Natomiast wystawienie faktury w imieniu klienta oznacza już potwierdzenie dokonania konkretnej transakcji.

Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów.

Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – przestrzega Monika Piatkowska.

Warto pamiętać, że w prawie podatkowym to podatnik – czyli osoba lub firma zobowiązana do zapłaty podatku – ponosi główną odpowiedzialność. W prawie karno-skarbowym zasada jest jednak inna. Tutaj odpowiada konkretna osoba fizyczna, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe – niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje w firmie. Oznacza to, że jeśli księgowy decyduje się wystawiać faktury w imieniu klienta, bierze na siebie osobistą odpowiedzialność za ich prawidłowość i zgodność z rzeczywistością.

Podsumowując: choć prawo nie zabrania takiej formy współpracy, warto dobrze się zastanowić, czy zaufanie do klienta jest na tyle duże, by ryzykować odpowiedzialność karną za jego działania.