Czy firmy zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

Przeczytaj także: Nowe pojęcia w KSeF: potwierdzenie transakcji jako tymczasowy dowód handlowy

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT) podatnikiem jest każda osoba wykonująca działalność gospodarczą — niezależnie od tego, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. Jak zauważa ekspertka Systim.pl, samo zwolnienie z VAT nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Po wejściu w życie nowych przepisów również firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego będą musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane w określonych przypadkach. Oznacza to, że obowiązek ten obejmie znacznie szersze grono przedsiębiorców, niż mogłoby się wydawać.

Zgodnie z harmonogramem, od 1 kwietnia 2026 r. system KSeF obejmie większość firm prowadzących działalność gospodarczą — również te zwolnione z VAT. - Sprzedaż skierowana do innego przedsiębiorcy (B2B) przez podmiot zwolniony z VAT będzie musiała zostać udokumentowana w systemie KSeF – wskazuje Beata Tęgowska. Dodaje, że sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) zwykle nie będzie wymagać faktury ustrukturyzowanej, choć warto śledzić dalsze wytyczne Ministerstwa Finansów.

Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT kluczowe będzie zatem ustalenie, czy wystawiają faktury innym firmom, czy osobom fizycznym. W pierwszym przypadku faktura powinna zostać wprowadzona do KSeF, w drugim – może pozostać poza systemem. - W sytuacjach, gdy klientem jest firma, a nie konsument, należy się przygotować na fakturę w systemie KSeF, nawet gdy nie ma się obowiązku VAT – zaznacza ekspertka. Wielu przedsiębiorców będzie musiało również uzyskać numer NIP, aby technicznie móc korzystać z systemu.

Beata Tęgowska podkreśla, że wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana w sposobie wystawiania dokumentów, ale także konieczność dostosowania procedur księgowych, systemów IT i współpracy z biurem rachunkowym. Warto też pamiętać o potencjalnych korzyściach, takich jak automatyzacja, lepsze archiwizowanie i szybszy obieg dokumentów.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie więc także przedsiębiorców zwolnionych z VAT, choć nie wszystkie ich transakcje. Firmy powinny już teraz rozpocząć weryfikację swoich kontrahentów i systemów fakturowania, by uniknąć błędów i sankcji. - Wczesne przygotowanie i świadomość obowiązków to najlepsza strategia dla przedsiębiorcy, który chce działać sprawnie w erze e-faktur – podsumowuje ekspertka.