KSeF może opóźnić odliczenie i zwrot VAT. Decyduje data w systemie, a nie na fakturze

Przeczytaj także: KSeF a odliczenie VAT w 2026: czy faktura spoza KSeF pozwala na odliczenie podatku?

Krajowy System e-Faktur formalnie nie reformuje zasad rozliczania VAT, ale w praktyce może znacząco wpłynąć na moment jego odliczenia. O wszystkim decyduje data wprowadzenia faktury do KSeF, a nie data jej wystawienia czy otrzymania w tradycyjnej formie. To oznacza, że nawet niewielkie opóźnienie po stronie sprzedawcy może przesunąć prawo do odliczenia VAT o kolejny miesiąc lub kwartał.

– Zgodnie z nowymi przepisami faktura usutrukturyzowana uznawana jest za otrzymaną w dniu przesłania jej do systemu i przydzielenia jej w Krajowym Systemie e-Faktur numeru identyfikującego.

Nabywca może rozliczyć daną fakturę dopiero po tym, jak ją otrzyma. Zatem odbiorca ma prawo odliczyć VAT dopiero w momencie, w którym sprzedawca prześle fakturę do KSeF. Jeśli dojdzie do opóźnienia w wystawieniu faktury, nasz kontrahent będzie mógł odliczyć VAT o miesiąc lub kwartał później.

Wyeliminuje to praktykę antydatowania, czyli wystawiania faktur po zakończeniu danego miesiąca z datą wsteczną. Jeśli nie wystawimy faktury w KSeF do ostatniego dnia miesiąca, wówczas VAT będzie mógł być rozliczony dopiero w kolejnym miesiącu, w którym realnie została wystawiona dana faktura – komentuje Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl.

Nie pomoże brak internetu czy awaria

W przypadku różnego rodzaju awarii KseF wskazano, że datą otrzymania faktury jest data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę, jeśli jest wcześniejsza od daty wprowadzenia do KseF – niezależnie od tego, czy problem leży po naszej stronie (np. brak internetu), lub z przyczyn wynikających z niedostępności samego systemu (np. prace serwisowe KSeF, tryb awaryjny KSeF).

– Musimy jednak pamiętać, że przepisy określają maksymalny termin wprowadzenia tejże faktury do KSeF. Najczęściej mamy na to 1 dzień roboczy (jeśli niedostępność wynika z winy przedsiębiorcy oraz w przypadku prac serwisowych KSeF), ewentualnie 7 dni roboczych jeśli mamy do czynienia z poważniejszą awarią systemu. Przekroczenie wyznaczonych terminów będzie w skutkach takie samo jak brak zastosowania się do KSeF i może być z tego tytułu naliczona kara – przestrzega Monika Piątkowska z fillup.pl.

Zmiana w rozliczeniach VAT szybciej niż się wydaje

Moment wejścia w życie obowiązkowego KseF-u jest bliżej niż przedsiębiorcom się wydaje.

– Wiele firm pozostaje w przekonaniu, że będą musiały przystąpić do KSeF dopiero 1 kwietnia 2026 r. lub z początkiem 2027 roku. Nic bardziej mylnego. Są to daty wskazujące obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez poszczególne grupy przedsiębiorców. Jednak odbierać faktury z KSeF będzie musiał każdy przedsiębiorca od 1 lutego 2026 r. bez względu na to, czy jest zobowiązany do ich wystawiania w KSeF, czy też nie.

Jest to istotne również w kontekście rozliczeń VAT, gdyż już od początku lutego część faktur będzie doręczana wszystkim przedsiębiorcom poprzez KSeF. I to data wprowadzenia danej faktury w KSeF będzie wiążąca dla podatnika – wskazuje M. Piątkowska.