KSeF to nie tylko nowe faktury. Jak zmieni się ewidencja księgowa i rozliczenia podatkowe?

Przeczytaj także: Jak przygotować firmę do KSeF? 5 niezbędnych działań przed 1 kwietnia 2026

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur. W praktyce oznacza ono również istotne konsekwencje dla prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej. Jedną z kluczowych zmian jest konieczność posługiwania się numerem faktury nadanym w systemie KSeF także w innych obszarach dokumentacji księgowej i podatkowej – wskazuje Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w firmie Systim.pl.

Każda faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący dokument w systemie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług numer ten staje się podstawowym identyfikatorem faktury w obrocie gospodarczym. W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni uwzględniać go nie tylko w procesie fakturowania, lecz także w innych elementach dokumentacji księgowej, w tym przy wystawianiu faktur korygujących czy dokumentów powiązanych z pierwotną transakcją.

Konsekwencją wprowadzenia KSeF jest także rozszerzenie wykorzystania numeru nadanego w systemie w ewidencjach podatkowych. Numer KSeF będzie pełnił istotną rolę w rozliczeniach VAT, w szczególności w ewidencji sprzedaży i zakupów przekazywanej w strukturach Jednolitego Pliku Kontrolnego. Coraz większe znaczenie będzie miał również w dokumentacji stanowiącej podstawę sporządzania nowych struktur raportowych JPK_KR_PD dotyczących ksiąg rachunkowych i podatku dochodowego.

Jak podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl, w praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych tak, aby numer KSeF był automatycznie przypisywany do zapisów księgowych oraz ewidencji podatkowych. – Wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawia, że numer nadany przez system staje się centralnym identyfikatorem faktury w całym systemie raportowania podatkowego przedsiębiorstwa. Dlatego firmy już dziś powinny zadbać o odpowiednie przygotowanie procedur oraz integrację systemów księgowych z KSeF – podkreśla ekspertka.