KSeF 2.0 z nowym narzędziem. Jak zgłosić podejrzaną fakturę? Instrukcja krok po kroku

Przeczytaj także: Fałszywe faktury w KSeF. Jak wykryć oszustwo i zgłosić nadużycie? Poradnik dla przedsiębiorców

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny, coraz bardziej zaawansowany etap. Upowszechnienie Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również charakter ryzyk, z jakimi muszą mierzyć się przedsiębiorcy. Obok niewątpliwych korzyści, takich jak automatyzacja i większa transparentność, pojawiają się nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem obrotu gospodarczego.

Jednym z nich jest rosnące ryzyko otrzymywania faktur nieodzwierciedlających rzeczywistych transakcji – czy to w wyniku pomyłek, czy celowych działań o charakterze oszustwa. Konstrukcja systemu powoduje, że w Krajowy System e-Faktur (KSeF) każdy podmiot może wystawić fakturę na dane innej firmy, a dokument ten automatycznie trafia na jej konto w systemie. Choć w wielu przypadkach będą to zwykłe błędy w wystawionych fakturach, łatwość „dostarczenia” faktury stwarza również przestrzeń dla nadużyć, w tym prób wyłudzenia płatności na podstawie tzw. „scamowych faktur”.

W odpowiedzi na te wyzwania Ministerstwo Finansów udostępniło nową funkcjonalność w Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Umożliwia ona zgłoszenie do administracji skarbowej faktury, w stosunku do której podatnik ma podejrzenie, że jest wynikiem oszustwa lub nadużycia. Co istotne, zgłoszenia te są teraz zintegrowane bezpośrednio z systemem, co powinno usprawnić ich obsługę i skrócić czas reakcji organów.

Resort podkreśla przy tym, że podejrzanych faktur nie należy już zgłaszać poprzez dotychczasowy formularz zgłoszeniowy KSeF – nowa funkcjonalność w aplikacji stanowi dedykowaną i docelową ścieżkę komunikacji w tym zakresie.

Jak zgłosić scamową fakturę w Aplikacji Podatnika?

Aby zgłosić fakturę budzącą wątpliwości (np. wyłudzenie zapłaty) w systemie Krajowy System e-Faktur (KSeF), wykonaj następujące kroki:

1. Zaloguj się do

2. Przejdź do zakładki „Faktury”, a następnie wybierz „Lista faktur” -> “Faktury zakupowe (...)”.

3. Odszukaj fakturę, którą chcesz zgłosić, i przejdź do jej szczegółów (klikając na jej numer).

4. Wybierz opcję „Zgłoszenie nadużycia”.

5. Wskaż powód zgłoszenia, uzupełnij uzasadnienie oraz potwierdź wymagane oświadczenie.

6. Zatwierdź zgłoszenie, klikając przycisk „Zgłoś”.

Po przesłaniu zgłoszenia trafia ono bezpośrednio do administracji skarbowej, co umożliwia szybszą analizę i ewentualne podjęcie działań przez Ministerstwo Finansów.

Nowa funkcjonalność KSeF z perspektywy księgowej

Z perspektywy księgowej ta zmiana ma bardzo praktyczny wymiar. Przede wszystkim oznacza konieczność jeszcze bardziej systematycznego monitorowania faktur wpływających do KSeF – nie tylko pod kątem ich ujęcia w księgach, ale również weryfikacji zasadności.

W praktyce warto wdrożyć proste, ale skuteczne mechanizmy kontrolne, takie jak:

• bieżące uzgadnianie faktur z zamówieniami lub umowami,
• weryfikacja kontrahentów (np. pod kątem zgodności danych i historii współpracy),
• procedura „drugiej pary oczu” przy nietypowych lub wysokokwotowych dokumentach,
• ścisła współpraca między działem księgowości a operacyjnym.

Nowa funkcjonalność w Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 może być realnym wsparciem w codziennej pracy, ale nie zastąpi czujności i doświadczenia osób prowadzących księgi. W praktyce to właśnie księgowe i księgowi będą pierwszą linią obrony przed skutkami potencjalnych nadużyć. Ostatecznie więc rozwój narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów należy ocenić pozytywnie, jednak ich skuteczność będzie w dużej mierze zależała od tego, jak zostaną wkomponowane w codzienne procesy kontrolne po stronie podatników.


Autor: Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24