Koniec z fakturami z datą wsteczną. Co się stanie, jeśli wystawisz fakturę za kwiecień w maju?

Przeczytaj także: KSeF może opóźnić odliczenie i zwrot VAT. Decyduje data w systemie, a nie na fakturze

W Polsce działa obecnie 2,91 mln przedsiębiorstw aktywnych w rejestrze REGON. Większość z nich objęta jest już obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Duże i średnie firmy w większości wdrożyły już nowe wymagania. Mikrofirmy (stanowiące 95,9% rynku) wciąż uczą się konsekwencji pracy w KSeF. Wyzwaniem może być sztywny, cyfrowy znacznik czasu.

Koniec z fakturami „z datą ostatniego dnia poprzedniego miesiąca”

Przez lata powszechną praktyką było wystawianie faktur za dany miesiąc z kilkudniowym opóźnieniem (np. 2-4 dnia kolejnego miesiąca, np. 4 maja), ale z datą wsteczną (np. 30 kwietnia). Było tak w szczególności w przypadku firm wystawiających faktury z odroczonym terminem przelewu, za 14 czy 30 dni. To w polskiej gospodarce jest niestety normą. Płatnik księgował dokument do kosztów danego miesiąca, wykonując przelew w ustalonym terminie w kolejnym miesiącu, np. 14 maja.

W świecie faktur ustrukturyzowanych taka praktyka jest niemożliwa. W KSeF kluczowy jest moment nadania numeru systemowego. Datą wystawienia faktury jest dzień jej skutecznego przesłania do systemu KSeF. Jeśli przedsiębiorca wygeneruje i wyśle dokument 4 maja (zaraz po długim weekendzie), wpisując datę „30 kwietnia”, KSeF i tak uzna, że dokument został wystawiony 4 maja.

Dla wielu firm to całkowita nowość, która wymusza zmianę wieloletnich przyzwyczajeń. Musimy pamiętać, że do KSeF dołączyło mnóstwo podmiotów, dla których przejście na pełną automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów nie jest proste. Brak możliwości ręcznego sterowania datami wymaga teraz od przedsiębiorców dyscypliny operacyjnej, której wcześniej nie musieli rygorystycznie przestrzegać.

W związku z większym rygorem czasowym dotyczącym dostarczania faktur do KSeF, warto rozważyć zmianę praktyki wystawiania dokumentów. Zamiast wystawiać faktury na ostatni dzień miesiąca, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być przesunięcie tego procesu na ostatni tydzień (np. około 25. dnia miesiąca), co ogranicza ryzyko opóźnień.

W przypadku powtarzalnych rozliczeń dobrym rozwiązaniem są także faktury cykliczne – funkcjonalność dostępna w wielu systemach księgowych, która pozwala zdefiniować dokument raz, a następnie automatycznie wystawiać i wysyłać go do KSeF co miesiąc – komentuje Joanna Foks-Anyszewska, Dyrektorka ds. Rozwoju Produktu Faktura.pl

Spóźnienie może oznaczać rozliczenie VAT o miesiąc później

Dlaczego to ważne? Nabywca (płatnik faktury) może odliczyć podatek VAT dopiero w miesiącu, w którym otrzymał fakturę w KSeF. Jeśli wystawca spóźni się nawet tylko o dobę i zamiast 30 kwietnia wyśle dokument 1 maja, jego klient odliczy ten koszt podatkowo dopiero w czerwcu (przy rozliczeniu maja). W przypadku firm, które rozliczają się w trybie miesięcznym to uderza w płynność finansową i zaburza planowanie budżetu.

Ekspertka Faktura.pl podaje przykład: faktura na 100.000 zł netto oznacza 23.000 zł VAT. Opóźnienie o 1 dzień na przełomie miesiąca skutkuje VATem odliczonym miesiąc później. W rezultacie firma „finansuje” 23.000 zł przez miesiąc.

Wprowadzenie KSeF eliminuje możliwość korygowania daty wystawienia dokumentu „wstecz”. Jeśli przedsiębiorca przeoczy termin i wyśle fakturę do systemu 1 maja zamiast 30 kwietnia, data majowa staje się wiążąca.

Przesunięcie prawa do odliczenia VAT o cały miesiąc zaburza planowanie przepływów pieniężnych oraz wymaga większej uważności w procesach rozliczeniowych. Przy większych wolumenach lub stałej współpracy, może to również wymagać lepszej koordynacji między kontrahentami w zakresie terminów fakturowania – mówi Joanna Foks-Anyszewska z Faktura.pl

Dane platformy Faktura.pl potwierdzają, że w ostatnich dniach kwietnia tempo wystawiania dokumentów przez małe firmy znacząco wzrosło. Może to świadczyć o rosnącej świadomości rygoru czasowego, jaki narzuca cyfryzacja podatków. Jednak wiele małych podmiotów ciągle nie rozumie jeszcze niuansów działania systemu w czasie rzeczywistym.

Jakie mogą być konsekwencje spóźnienia – zatory płatnicze i podwójne koszty

Firmy, które nie otrzymają w Krajowym Systemie e-Faktur faktur do końca kwietnia (za wykonane w tym miesiącu usługi), mogą wykazać niższe koszty i wyższy podatek do zapłaty za ten okres. Koszty te zostaną ujęte w kolejnym miesiącu, co w przypadku powtarzalnych rozliczeń może prowadzić do ich czasowego skumulowania. To oznacza przede wszystkim przesunięcie rozliczeń w czasie, które może mieć wpływ na bieżące planowanie finansowe.

Choć zmiana ta wymaga większej dyscypliny w obiegu dokumentów, dla większości firm nie powinna oznaczać poważnych zakłóceń, o ile procesy fakturowania są odpowiednio uporządkowane. Warto jednak mieć świadomość, że sztywny moment rejestracji faktury w systemie może wpływać na terminy rozliczeń i w niektórych przypadkach wymagać lepszego zarządzania płynnością.

W wyjątkowych przypadkach można skorzystać z trybu offline24. Tryb offline24 to procedura przewidziana przez Ministerstwo Finansów, gdy przedsiębiorca nie może przesłać faktury do KSeF z przyczyn takich jak np. awaria Internetu, brak prądu, problem z systemem księgowym. Taki tryb pozwala na wystawienie faktury z określoną datą mimo braku wysyłki do KSeF.