Ważne dla Ukraińców w Polsce: 183 dni pobytu = obowiązek rozliczenia PIT w Polsce

Przeczytaj także: Zatrudnienie Ukraińca. Jakie obowiązki pracodawcy po 183 dniach pobytu pracownika w Polsce?

Doradcy podatkowi coraz częściej spotykają się z sytuacjami, w których po kilku latach pobytu w Polsce ukraińscy obywatele zgłaszają się do nich z zaległymi zeznaniami podatkowymi i naliczonymi odsetkami. Zdarza się, że są narażeni na ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej. Często o tym nie wiedzą, ale kluczowe znaczenie ma bowiem nie kraj pracodawcy, ale miejsce życia i wykonywania pracy.

– Wielu Ukraińców żyje dziś w przekonaniu, że skoro podatek pobiera ukraiński pracodawca, to temat polskiego PIT ich nie dotyczy. Tymczasem po przekroczeniu 183 dni pobytu w Polsce albo przeniesieniu tutaj centrum interesów życiowych sytuacja podatkowa może zmienić się diametralnie – wskazuje Tomasz Prokurat, partner w kancelarii Litigato.

183 dni, które zmieniają wszystko

Polskie przepisy są w tej kwestii jasne. Rezydentem podatkowym w Polsce jest osoba fizyczna, która:

• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku lub
• posiada tu centrum interesów życiowych, w szczególności mieszkanie, rodzinę, szkołę dzieci czy główne źródło dochodu, przy czym decydujący jest całokształt jej sytuacji.

Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków, aby Polska mogła oczekiwać rozliczenia całego dochodu – również tego uzyskiwanego z pracy dla zagranicznego pracodawcy. W praktyce problem dotyczy często osób, które od 2022 r. mieszkają w Polsce niemal na stałe, wynajmują mieszkania, pracują zdalnie z Warszawy, Krakowa czy Wrocławia, ale formalnie nadal rozliczają się wyłącznie w Ukrainie.

- Należy pamiętać, że organy podatkowe mogą skrupulatnie przeanalizować stan faktyczny danego rezydenta, czyli w jakim kraju posiada konta bankowe, gdzie opłacane są rachunki lub nawet z jakimi operatorami sieci komórkowych posiada umowy. Te z pozoru drobne aspekty mogą mieć zasadniczy wpływ na to, jaka rezydencja podatkowa faktycznie zostanie wpisana w rejestr – mówi Mateusz Zubik Project Manager w Smart Solutions HR.

- Dla polskiego fiskusa istotne są dwa pytania: czy dana osoba jest polskim rezydentem podatkowym oraz gdzie faktycznie wykonywana jest praca. Jeżeli odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi „tak”, a na drugie: „w 100% z terytorium Polski”, to bez wątpliwości powstaje obowiązek rozliczenia podatku od tego wynagrodzenia w Polsce.

Co więcej, opodatkowanie w Polsce będzie mieć miejsce również w wielu przypadkach, gdy tylko na jedno z tych pytań odpowiedź jest twierdząca. Polsko-ukraińska umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje, że dochód z pracy najemnej wykonywanej w Polsce może być opodatkowany w Polsce, nawet gdy wykonuje ją osoba, która nie jest w niej rezydentem podatkowym, a Ukraina może nadal uważać taką osobę za swojego rezydenta. Od strony technicznej powinien zadziałać mechanizm eliminacji podwójnego opodatkowania, ale nie dzieje się to automatycznie – mówi Tomasz Prokurat, partner w kancelarii Litigato

Największe mity

Najczęściej problemy wynikają z błędnego przekonania, że skoro podatek został zapłacony w Ukrainie, polski fiskus nie może go ponownie zażądać. Zapisy w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania pozwalają ustalić, który kraj ma prawo opodatkować dochód w danej sytuacji, a jeśli wynika z nich, że prawo to mają obydwa kraje, wówczas dopiero zastosowanie znajdują mechanizmy unikania podwójnego opodatkowania: odliczenia lub zwolnienia. Aby uniknąć podwójnego podatku, trzeba prawidłowo rozliczyć dochód również w Polsce i ewentualnie wykazać podatek zapłacony za granicą. Brak działania może oznaczać podwójny problem: podatek pobrany w Ukrainie i zaległość podatkową w Polsce.

- Sam fakt pracy w Polsce nie zawsze oznacza, że powstaje obowiązek pełnego rozliczania wszystkich dochodów w Polsce, jednak po przekroczeniu 183 dni pobytu lub przeniesieniu centrum interesów życiowych sytuacja podatkowa może się całkowicie zmienić. Z perspektywy agencji pracy tymczasowej to obecnie jeden z najczęstszych problemów przy rozliczeniach PIT pracowników z Ukrainy.

Przykładowo, pracownik często mieszka i pracuje w Polsce przez większą część roku, ale nadal uważa, że rozlicza się wyłącznie na Ukrainie. W efekcie pojawiają się zaległości podatkowe, błędy w deklaracjach lub konieczność składania korekt. Kluczowe są również prawidłowa analiza rezydencji podatkowej, bieżąca kontrola dokumentów oraz edukacja pracowników już na etapie rozpoczęcia współpracy – mówi Mariana Zubryk Project Manager w Smart Solutions HR.

Inny rozpowszechniony mit to przekonanie, że dopóki pracodawca jest ukraiński, Polska nie ma prawa do podatku od dochodu. W polskim PIT kluczowe są przede wszystkim dwa czynniki: rezydencja podatkowa oraz miejsce faktycznego wykonywania pracy. Jeżeli ktoś pracuje fizycznie z terytorium Polski – nawet zdalnie, dla pracodawcy z Kijowa czy Lwowa, ale też z Berlina czy Londynu – to z perspektywy polskiego fiskusa jego wynagrodzenie ma bardzo silny związek z naszym krajem.

Konsekwencje braku rozliczenia w Polsce

Zaniedbanie obowiązków w Polsce może mieć kilka wymiarów. Po pierwsze, finansowy – powstają zaległości podatkowe powiększone o odsetki, często za kilka lat, co przy dobrze opłacanych zawodach w branży IT może oznaczać bardzo znaczące kwoty. Po drugie, karno-skarbowy – dłuższe nieujawnianie dochodów w Polsce, przy jednoczesnym stałym pobycie, może zostać ocenione jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Po trzecie, międzynarodowy – im dłużej trwa taki stan, tym trudniej odzyskać podatek zapłacony na Ukrainie albo prawidłowo go rozliczyć w Polsce.

Ryzyko dotyczy również ukraińskich firm. Jeżeli kluczowi pracownicy stale wykonują pracę z Polski, to polskie organy mogą uznać, że zagraniczna spółka prowadzi tu działalność poprzez tzw. zakład podatkowy. To może oznaczać obowiązek rozliczania CIT w Polsce również przez te ukraińskie firmy.

Co warto zrobić?

Najgorszym rozwiązaniem jest ignorowanie problemu. W pierwszej kolejności warto:

• policzyć rzeczywisty czas pobytu w Polsce,
• przeanalizować, gdzie znajduje się centrum interesów życiowych,
• sprawdzić, czy nie powstał obowiązek złożenia zaległych deklaracji PIT,
• uporządkować model współpracy z zagranicznym pracodawcą.

W wielu przypadkach możliwe jest ograniczenie ryzyka i uniknięcie sankcji, szczególnie jeśli podatnik sam podejmie działania, zanim zrobi to urząd skarbowy. W dobie pracy zdalnej granice państw mogą być mniej widoczne na co dzień, ale dla fiskusa nadal mają ogromne znaczenie. Jeśli życie i praca od lat toczą się w Polsce, samo przekonanie, że „podatek jest w Kijowie”, może okazać się bardzo kosztowne.