Klimatyzacja w kosztach firmy. Jak rozliczyć zakup i montaż urządzenia?

Przeczytaj także: Zakup klimatyzacji dla firmy zwiększy koszty i obniży podatek

Przy wydatku do 10 tys. zł przedsiębiorca może co do zasady ująć klimatyzację bezpośrednio w kosztach. Powyżej tej kwoty konieczne może być rozliczenie poprzez amortyzację, ulepszenie środka trwałego albo inwestycję w obcym środku trwałym.

– W przypadku klimatyzacji kluczowe jest uzasadnienie biznesowe zakupu. Przedsiębiorca powinien umieć wykazać, że urządzenie służy działalności: pracy w biurze, obsłudze klientów, przechowywaniu towaru, ochronie sprzętu albo utrzymaniu warunków niezbędnych do świadczenia usług. Obowiązek wykazania tego związku spoczywa na przedsiębiorcy – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL

Klimatyzator przenośny, montowany czy trwale wbudowany?

Najprostsze rozliczenie dotyczy klimatyzatora przenośnego oraz urządzenia montowanego na ścianie, jeżeli jego demontaż nie powoduje uszkodzenia budynku ani samego sprzętu. Takie urządzenie można traktować jako odrębny składnik majątku firmy. Inaczej jest przy klimatyzacji trwale wbudowanej w obiekt – wtedy znaczenie ma to, czy przedsiębiorca jest właścicielem lokalu, czy korzysta z niego na podstawie najmu.

Jeżeli klimatyzacja jest trwale połączona z budynkiem należącym do przedsiębiorcy, wydatek może być rozliczany jako ulepszenie środka trwałego. W wynajmowanym lokalu będzie to inwestycja w obcym środku trwałym, a przy ingerencji w budynek potrzebna jest zgoda właściciela.

Granica 10 tys. zł

Jeżeli wartość klimatyzacji przekracza 10 tys. zł, a urządzenie ma być używane w firmie co najmniej rok, przedsiębiorca powinien wprowadzić je do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Gdy wartość nie przekracza 10 tys. zł, wydatek można ująć bezpośrednio w kosztach albo rozliczać poprzez amortyzację. Do wartości klimatyzacji wlicza się nie tylko cenę urządzenia, ale także koszty zakupu i montażu.

– Dla klimatyzatorów będących środkami trwałymi podstawowa stawka amortyzacji wynosi 10%, a właściwa klasyfikacja to KŚT 653 – urządzenia klimatyzacyjne. Dostępne są m.in. amortyzacja liniowa, degresywna, jednorazowa oraz sezonowa, zależnie od spełnienia warunków przewidzianych w przepisach – dodaje Joanna Łuksza.

Firma w mieszkaniu: potrzebne mocne uzasadnienie

Najwięcej wątpliwości może pojawić się przy działalności prowadzonej w mieszkaniu. W takim przypadku przedsiębiorca powinien szczególnie dobrze udokumentować, że klimatyzacja służy działalności, a nie także celom prywatnym. Ekspertka IFIRMA wskazuje, że odpowiedzi Krajowej Informacji Skarbowej mogą różnić się w zależności od formy zapytania i stanu faktycznego, dlatego w razie niepewności warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

Istotne ograniczenie dotyczy klimatyzacji trwale połączonej z mieszkaniem. Po zmianach wprowadzonych przez Polski Ład nie ma możliwości amortyzowania nieruchomości mieszkalnych, dlatego przy nakładach przekraczających 10 tys. zł nie znajdzie zastosowania rozliczenie przez ulepszenie środka trwałego.

– Prowadząc firmę w mieszkaniu nie warto opierać rozliczenia na ogólnym stwierdzeniu, że klimatyzacja poprawia komfort. Bezpieczniejsze jest konkretne uzasadnienie: jakie pomieszczenie jest wykorzystywane w działalności, jakie czynności są tam wykonywane i dlaczego temperatura ma znaczenie dla pracy, klientów, sprzętu lub towarów – komentuje ekspertka IFIRMA.